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¿Cómo funciona la Firma electrónica en Clientify? Guía paso a paso
Te pongo un poco en contexto por si te saltaste el post donde explicamos todo sobre la Firma electrónica.
La Firma electrónica se convirtió en una herramienta indispensable para cualquier tipo de empresa ya que es una forma segura, rápida y legal de firmar documentos online, garantizando la identidad del firmante y del contenido del archivo.
“Firma electrónica” en Clientify
Ya sabes que los desarrolladores de Clientify no quieren quedarse quietos un segundo y es por eso que ahora crearon una nueva funcionalidad para que, desde esta plataforma que unifica todas las acciones de comunicación, marketing y ventas que tu empresa realiza, también ahora puedas enviar documentos para que tus clientes, proveedores y colaboradores, los firmen digitalmente.
En el panel de esta funcionalidad vas a tener acceso a un listado con todas las carpetas que hayas generado, permitiéndote editarlas, eliminarlas o crear nuevas.
Además, en este panel se visualizan todos los documentos que hayas creado para solicitar su Firma electrónica, detallando nombre, fecha de creación y, al poder ver la información en tiempo real, también te permitirá ver en qué estado se encuentra el documento (en progreso, borrador, firmado o rechazado).
Genera y envía tu solicitud de firma
Paso 1: Iniciar solicitud de firma
Para iniciar una nueva solicitud de firma, lo primero que tienes que hacer es ingresar al módulo de Firma electrónica y seleccionar el botón “CREAR NUEVO DOCUMENTO”.
En éste podrás ver las dos alternativas que Clientify te ofrece:
- Por un lado, esta plataforma te permitirá iniciar el proceso de creación de solicitud seleccionando un archivo que ya tengas creado anteriormente.
- En el caso que el documento no esté generado, vas a poder crearlo, sin salir de Clientify, utilizando una plantilla.
Paso 2: Elegir a los firmantes
Llegó la hora de definir quién tiene que firmar el documento y Clientify, también te da tres opciones en este paso:
- Puedes elegir que el firmante pertenezca a tu organización; pero ten en cuenta que este usuario tiene que si o si tener acceso a Clientify para poder firmar.
- Que el firmante sea un contacto externo a tu empresa.
- Que tú mismo vayas a firmar el documento.
Por otro lado, el sistema te permite solicitar información extra a la hora de firmar, debiendo completar, además de la firma, las iniciales, nombre, fecha, entre otros.
¿Recuerdas las carpetas que mencionamos al principio de este post? Bueno, una vez hayas definido a los firmantes, vas a guardar el documento dentro de Clientify, permitiéndote elegir una carpeta para ayudarte a mantener todos tus archivos bien organizados.
Paso 3: Configurar el proceso de firma
Este paso es uno de los más importantes ya que es aquí cuando empiezas a personalizar el correo para que todos los participantes reciban la información y las indicaciones de firma de manera clara.
- Lo primero que tienes que hacer es definir un asunto relevante para que las personas involucradas no perciban a este mail como SPAM.
- Como segundo paso, Clientify te brinda un mensaje predeterminado que puedes utilizar como cuerpo del correo, pero sin ningún problema, puedes escribirlo y así mantener tu estilo e imagen de marca.
- Además, tienes la opción de agregar “observadores”, que serán aquellas personas que tienen que estar al tanto del proceso y estado de firma, pero sin que ellos mismos tengan que firmarlo.
- Otra de las cosas que puedes definir en esta configuración es el orden en que se tiene que firmar el documento.
En el caso que establezcas un orden específico, el correo se enviará a la persona que primero tiene que firmar, para poder echarle un vistazo y, una vez firmado, le llegará el mail con las instrucciones de firma, al próximo firmante.
Ten en cuenta que, si no defines este orden, la solicitud de firma se les enviará a todos en el mismo momento.
- Cómo último paso de esta configuración, tendrás la posibilidad de enviar recordatorios automáticos por mail o WhatsApp solicitando la firma, establecer una fecha límite, dar la posibilidad de rechazar la firma del documento y seleccionar un método de autenticación, ya sea enviando un código por email o WhatsApp, para reforzar la seguridad de firma.
Paso 4: Seguimiento en tiempo real
Desde el panel de control de Firma electrónica de Clientify accedes al estado del documento en tiempo real.
De esta manera tienes una visibilidad clara del progreso y así evaluas qué acciones de seguimiento definir en caso que sean necesarias.
Los estados en que puedes encontrar al documento son:
Borrador: este documento todavía no salió de Clientify ni fue enviado para su firma
En progreso: Ya se envió, pero todavía tiene pendientes una o varias firmas
Firmado: Cuando todas las firmas que eran necesarias se completaron
Rechazado: Siempre y cuando hayas habilitado esta opción, se verá en este estado cuando alguno de los firmantes rechace el documento.
Para tener una visión más detallada, desde esta funcionalidad también podrás ver quien recibió y vio el documento, que firmante completó su proceso y quién está pendiente de hacerlo.
Paso 5: Firma del documento
Una vez que el receptor de este correo haya ingresado al documento, tendrá distintas opciones para plasmar su firma:
- Dibujar la firmar con el cursor
- Elegir un tipo de fuente y escribir su nombre completo
- Subir una imagen de su firma
Además, para validar la firma, el sistema recolecta automáticamente los siguientes datos:
- Fecha y hora en que se realizó la firma
- Dirección IP para verificar la ubicación durante el proceso
- Geolocalización, solo si está habilitada en el navegador del firmante
Y, una de las cosas más importantes de esta funcionalidad es que una vez que la persona haya completado su firma, el documento se bloquea para evitar que éste sea editado.
Paso 6: Generación del documento final
Una vez que todas las personas involucradas hayan firmado el archivo, Clientify genera un documento final donde quedará registrada toda la información de firma y es este documento el que tendrá la validez legal que se necesita.
Una vez que el documento se haya generado, se enviará por correo a todos los firmantes, dándoles la posibilidad de descargarlo en formato PDF.
Además, al estar todo centralizado y unificado en Clientify, tu empresa asocia este documento a un contacto u oportunidad dentro de tu CRM y siempre está localizable para cualquier trámite o consulta.
Optimiza tu tiempo de trabajo con las plantillas de Clientify
Como hemos mencionado en el primer paso, lo mejor de esta herramienta es que podrás crear plantillas de aquellos documentos que envías recurrentemente pero que, además, podrás editar únicamente con la información que sea necesaria.
De esta manera, tu empresa tendrá un formato único para cada uno de los documentos que necesiten ser firmados; para así reducir los errores y mejorar los tiempos de trabajo de tus equipos.
Para eso estamos, Clientify está pensado y diseñado para hacerte más simple el día a día.
Si quieres asegurarte de lo sencillo que es firmar un documento online, tienes 14 días de prueba para poner en marcha esta funcionalidad dentro de nuestra plataforma.
Y…si te queda alguna duda, también puedes acceder nuestro artículo de ayuda.
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Propuestas comerciales con IA: la clave para cerrar más ventas
No importa el sector al que pertenezca tu empresa, estoy segura que cuando los comerciales terminan las reuniones con los interesados, salen más que entusiasmados y seguros de que el producto o servicio que ofrecen está vendido.
Tuvieron una gran conversación, entendieron como tu empresa va a resolver sus problemas y tienen el presupuesto perfecto para invertir en una solución como la tuya.
Y aunque es inevitable que algún que otro cliente se caiga a último momento, cuanta más clara tengan la oferta, más probabilidades de cerrar la venta tendrás.
Y como la realidad es que las palabras se las lleva el viento… ¿Qué mejor manera de incentivar al cliente a decidirse, al ver todo plasmado en una propuesta comercial?
¿Qué es una propuesta comercial?
Una propuesta comercial no es solo un documento con fotos y precios.
Es tu carta de presentación, es el resumen de cómo tu producto o servicio va a ayudar al cliente a alcanzar sus objetivos.
Además, lo importante de ésta, es diseñarla de una manera simple pero sumamente personalizada para demostrarle al lead que no es uno más en el montón.
Es por eso que es una herramienta sumamente poderosa y es necesario utilizarla en los últimos pasos del proceso de decisión.
Utiliza la IA de Clientify para crear propuestas comerciales
Si con nuestra plataforma es sumamente fácil crear estos presupuestos, imagínate ahora que tienes la ayuda de la inteligencia artificial para redactarlos y diseñarlos.
Con esta nueva funcionalidad puedes:
- Definir la estructura, colores, letra y logo de la propuesta para mantener tu imagen de marca.
- Crear texto con ayuda de la IA que detallen información de tus productos, servicios o lo que sea necesario plasmar para tu empresa (como términos de compra, políticas de privacidad, plazos de entrega, entre otros).
- Agregar videos o imágenes que incentiven al contacto a no quedarse con las ganas y así termine comprando lo que tanto desea.
- Solicitar una firma como constancia de aceptación de la propuesta.
- Agregar los productos que tengas vinculados a Clientify para que se reflejen en la propuesta comercial, detallando sus precios, intereses, impuestos y hasta descuentos.
¿Por qué implementar esta nueva funcionalidad de propuestas comerciales IA?
Sabes que cerrar una venta hoy en día no es tarea fácil. Los clientes tienen un ritmo mucho más rápido que antes, lo cual significa que, si no das respuestas asertivas en el momento adecuado, éstos se dan media vuelta y sin pensar mucho eligen a otra compañía.
Por eso, las plantillas que ofrece Clientify y la herramienta de IA te ayudará a ahorrar el tiempo necesario para que tus equipos de trabajo puedan dedicarlo a aquellas tareas que si o si requieren un mayor esfuerzo.
Además, el tener toda la información, las interacciones y las oportunidades de venta del contacto centralizadas en la la ficha de contacto de Clientify (junto con toda la documentación de la venta, te sirve para diseñar propuestas sumamente personalizadas, logrando generar una confianza que tiene grandes probabilidades de que termine en una venta exitosa.
Ten en cuenta una cosa…no te confíes, porque cerrar una venta no es solo tener reunión y esperar a que el cliente haga el pago del producto o servicio a través de la propuesta comercial.
Para convertir a los interesados en clientes debes estar atentos a todas las dudas que tengan y estar atrás de ellos haciéndoles seguimiento.
Como mencionamos anteriormente, lo bueno de Clientify no es solo tener todo el historial del contacto centralizado en una única plataforma, sino que también te permite enviar mensajes de WhatsApp, correos electrónicos o generar tareas de follow-up, de manera automática.
Ejemplos de propuestas comerciales por sector
Educación y formación:
Desde Clientify creas plantillas con ayuda de la IA para que tus propuestas comerciales, además de incluir la información del curso, detallen todos los beneficios extra que ofrece tu academia. Así no tienes que trabajar extra cada vez que quieras enviar una propuesta.
Industria y manufactura
Estoy segura que esta funcionalidad va a agilizar muchísimo la generación y el envío de los presupuestos que te solicitan los clientes mayoristas.
Lo bueno es que, a éstos, además de mostrar los precios y tasas, les agregas información detallada de cada producto, para así reforzarle al interesado que está a punto de comprar el mejor producto del mercado en esa categoría.
Comercio electrónico
Aunque las ventas de tu tienda online suelen ser automáticas, vas a poder diseñar una oferta comercial sumamente personalizada para aquellos pedidos especiales. Deja que la IA lo haga por ti.
Informática y software
La IA de esta herramienta te será de gran ayuda a la hora de que quieras enviar una propuesta comercial a aquellos contactos que no son tan tecnológicos y que necesiten, además de los precios, que les detalles de manera simple cómo funcionan tus servicios.
Agencias de marketing
No creas que las propuestas comerciales solo sirven para mostrar los precios.
Con la IA de Clientify vas a poder diseñarlas de manera llamativa e incluyendo un detalle de los resultados que obtendrá el cliente siempre y cuando contrate el servicio de marketing que estás cotizando.
Agencias de viajes
No sabes las horas que te ahorraras enviando las propuestas comerciales de tus paquetes turísticos desde Clientify.
Cuando llegue el momento de enviar una cotización, ya tendrás toda la información e imágenes incluidas en la propuesta y solo faltará que incluyas los precios.
Salud y belleza
Usa esta funcionalidad para mostrarle al paciente que su próxima sesión está al alcance de sus manos, ofreciéndole un descuento para que no le ponga un freno a su tratamiento médico.
Servicios profesionales
En esta propuesta comercial, los miembros de tu consultora van a poder incluir su experiencia profesional, alcance del servicio que quiere el contacto contratar, objetivos a lograr y resumen de honorarios.
Clientify y la IA juntos
Ten en cuenta que ya no es una simple cotización o presupuesto.
La funcionalidad de propuestas comerciales hará que tus equipos ganen agilidad, pero también los ayudará a cerrar aquellas ventas más complejas al poder incluir información extra y sumamente personalizada.
Súmate a la prueba gratis que ofrecemos durante 14 días y fíjate la gran propuesta comercial que puedes hacer en tan solo unos minutos.
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¿Qué es un Chatbot con IA?
Tener a alguien de tu equipo disponible las 24 horas del día y los 7 días de la semana para que responda a consultas, resuelva problemas, capte clientes y cierre oportunidades es físicamente imposible.
Si…físicamente imposible, pero tecnológicamente esto existe y se llama chatbot IA.
Diferencias entre chatbot y chatbot IA
¿Qué es un chatbot? Un chatbot es un programa informático el cual se utiliza para entablar conversaciones con las distintas personas de tu base de datos y en base a lo que éstas consulten, brindarles respuestas de manera automática.
La diferencia principal entre éstos es que, al chatbot clásico le tienes que definir los flujos, acciones y textos previamente para que, dependiendo qué opción seleccione el usuario, el chatbot brinde una respuesta ya predeterminada.
En estos casos, tú tienes el control ya que el software va a responder únicamente en base a lo que hayas diseñado y es por eso que se utilizan para responder preguntas frecuentes o consultas simples.
Y si un chatbot te parece una buena opción para tu empresa, el chatbot con inteligencia artificial, te va a dejar con la boca abierta y va a sobrepasar cualquier expectativa.
Este chatbot utiliza el procesamiento del lenguaje natural (PLN) y lo que hace esto es interpretar lo que el usuario escribe y así generar y brindar una respuesta automática, pero con un tono humano.
Lo importante de este tipo de chatbot es que, al nutrirlo y brindarle información sobre tu negocio, logrará dar respuestas más asertivas y con muchas menos probabilidades de error.
¿Cómo la IA te ayuda a optimizar tus tiempos y a cerrar más oportunidades?
Tener implementada una plataforma todo en uno como la nuestra, te ayudará a entender que no hace falta colapsar de trabajo para conseguir más clientes.
Te explico por qué:
Por un lado, Clientify te permite diseñar este chatbot con IA, al que, al poder crearlo desde cero, le vas a ir agregando información específica de tu negocio para que dependiendo lo que el usuario le escriba, éste lo interprete y responda de manera inmediata, asertiva y personalizada.
Por otro lado, este chatbot se integra directamente con tu WhatsApp.
Como explicamos en otro de nuestros post, lo primero que tienes que hacer es conectar tu cuenta corporativa de WhatsApp a Clientify para así enviar campañas masivas, hacer seguimientos personalizados, responder a consultas y que todo quede registrado en el Inbox Clientify.
Y como queremos seguir haciéndote el día a día más fácil, nuestro Inbox y CRM también están unificados, lo que le permitirá a tus equipos de trabajo estar al tanto de cada cliente y así intervenir cuando haga falta.
Entonces, pensemos… Si un visitante llega a tu web y tiene dudas sobre uno de tus productos, te escribirá por el chatbot de WhatsApp y la IA tratará de entender cómo resolver esa consulta en base a toda la información que le hayas proporcionado, para así contestar inmediatamente generando una buena experiencia de atención desde un principio.
De esta manera, tus equipos dedicarán su tiempo y esfuerzo a aquellas tareas y clientes que requieren sí o sí una atención uno a uno y estarán disponibles para atender desde el Inbox a cualquier lead que su pregunta o consulta sea tan difícil que la IA no pueda resolver.
¿Cómo usar un Chatbot con IA según tu sector?
- Educación y formación:
Para las academias que reciben gran cantidad de consultas por día, el chatbot con IA de WhatsApp es una gran solución.
Utilízalo para dar respuestas personalizadas según quien te esté inscribiendo y que curso le interesa, para así ir precalificando al contacto y poder derivar a tus comerciales únicamente aquellos leads que estén más calentitos y que necesiten una atención de cierre de venta.
En este enlace tienes un Chatbot con IA en WhatsApp para probar.
- Industria y manufactura:
Si quieres darle una gran mano a tu equipo de logística, utiliza la IA e impleméntala en el chatbot para que les brinde información a tus clientes sobre plazos y seguimiento de pedidos.
- Comercio electrónico:
El WhatsApp y el ecommerce son esa pareja perfecta e inseparable.
Aprovecha la IA del chatbot para indagar un poco más sobre los gustos, preferencias y necesidades de tus contactos, para así recomendarle el producto que más se adecue a lo que están buscando.
Además, con la información que te vaya brindando el cliente sobre su presupuesto, la IA lo derivará directamente a la página del producto que más conveniente le resulte para su bolsillo.
Coméntale a nuestro chatbot con IA que tipo de cabello tienes y deja que la IA Clientify te ayude a elegir el mejor producto.
- Informática, telecomunicaciones y software:
Para este tipo de empresas, es clave diseñar un chatbot que sea específico para soporte técnico.
En base a la complejidad que te mencione el usuario, la IA sabrá si lo ideal es derivarlo a un especialista o si con un manual de ayuda podrá resolver su inconveniente.
Fíjate como nuestro chatbot para empresas de software te ayuda a entender que tipo de atención necesita tu cliente.
- Agencias de marketing:
Quien no está metido en el mundo del marketing, es probable que no sepa cuál es la diferencia entre SEO y SEM, sitio web y página web…
Usa este chatbot para enviarle información personalizada a aquellos clientes que quieran contratar alguno de tus servicios y asegúrate de enviarles por WhatsApp tu agenda para que elijan ellos mismos el día en que quieran hacer una reunión personalizada.
Mira toda la información que van a obtener tus interesados con un simple chatbot.
- Agencias de viajes:
¿Cuáles son los mejores destinos para ir en familia? ¿Y para celebrar tu luna de miel? ¿Y si los viajeros tienen 25 años y quieren salir de fiesta?
Diseña preguntas para que el chatbot investigue que tipo de viaje quiere hacer el interesado y que la IA le ofrezca los distintos paquetes que tu agencia comercializa y que más se adaptan a la aventura que están buscando.
Haz una prueba directa en este chatbot con IA en WhatsApp para agencia de viajes y aprovecha para pensar en tu próximo viaje.
- Salud, belleza y bienestar:
Consulta qué servicios adquirió anteriormente y deja que la IA le recomiende cuáles son los próximos tratamientos de tu clínica que no puede dejar de hacerse.
Y cómo se trabaja desde una plataforma todo en uno, aprovecha la segmentación de Clientify para enviar mensajes automáticos por WhatsApp con una guía de consejos que deberían seguir los días posteriores al tratamiento.
- Servicios profesionales:
Si tu consultora tiene profesionales en derecho y en temas contables, nutre a tu chatbot con la mayor cantidad de información para que el lead pueda recibir de manera automática un archivo con el detalle de tus servicios para que luego sea derivado al especialista que éste necesite.
¿Quieres ofrecer tus servicios profesionales a través de un Chatbot con IA en WhatsApp? Prueba como es aquí.
Un Chatbot con IA y además conectado a un CRM
Esta plataforma todo en uno es la salvación para cualquier tipo de empresa.
Aprovecha sus funcionalidades y la IA para diseñar el chatbot adecuado que te ayude a entender quienes son realmente los leads más interesados, a ofrecer respuestas inmediatas y personalizadas, a concentrar tus esfuerzos humanos en cerrar mejores ventas y a fidelizar a tus clientes sin tanto esfuerzo.
Regístrate en la prueba gratis hoy mismo y diseña el chatbot que más se adecue a tus objetivos.
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No tener WhatsApp con IA te está costando clientes
Ya sé, tienes un montón de cosas que hacer y estas a punto de colapsar. Coordinar los equipos, entregar los productos, promocionar tus nuevos servicios, presentarte en las reuniones, atender a los clientes. Todo es importante.
Pero… ¿te preguntaste si la atención que estas ofreciendo es la que tus clientes estas necesitando? Porque hoy en día, las personas no solo quieren que les respondas rápido, sino que, además, quieren recibir respuestas acertadas y una atención que parezca casi mágica.
Y aunque creas que eso es imposible, en este post te voy a demostrar que no.
El triángulo perfecto: Clientify + WhatsApp + Inteligencia Artificial
Como hemos comentado en otro post, hoy en día WhatsApp es uno de los métodos de comunicación más usados, no solo por la rapidez con la que tu empresa puede responder, sino por la tasa de apertura, lectura e interacción que tiene por parte de los clientes.
Si tus contactos ya saben que estás en WhatsApp, lo más probable es que te escriban directamente a ese canal para preguntarte cualquier cosa. Pero, si no respondes o te demoras demasiado, no van a esperar y se irán a buscar otra opción más rápido de lo que crees.
Es por eso que acá es donde entra Clientify…porque, el tener toda la información de los contactos integrada en esta plataforma, es lo que te permitirá responder de una manera inteligente, automatizada y sumamente personalizada.
Implementa un WhatsApp inteligente, personalizado y automatizado
¡Ojo! Ten en cuenta que, para ofrecer una buena experiencia al cliente, no basta con solo responder rápido, sino que tienes que responder bien…
¿Pero a qué me refiero con responder bien? A dar el mensaje adecuado, en el momento justo.
Y hacer esto con Clientify es más simple de lo que crees. Te explico por qué:
Por un lado, Clientify te permite crear un chatbot de WhatsApp con IA, el cual no solo te servirá como método de captación, sino que también lo utilizarás como canal de atención.
Lo bueno de este chatbot es que, al alimentarlo con información de tu empresa, la IA es la que guiará al usuario y le responderá de manera inmediata, usando el lenguaje y estilo de tu marca.
De esta manera, desde el CRM verás el historial de interacciones con el cliente, saber qué productos o servicios compró, cuales son sus intereses, qué tipo de reclamos realizó, entre otros; para así entenderlo y poder comunicarse con éste de una manera sumamente personalizada, enviándole las campañas de WhatsApp adecuadas y haciéndole el seguimiento correspondiente a lo que él necesita.
Y como la idea es que la IA te ayude a optimizar el tiempo de trabajo de tus empleados, WhatsApp estará 24-7 disponible para responder de manera automática a dudas frecuentes, enviando información de tu empresa o dando la posibilidad de agendar citas con tus especialistas si a alguno de tus interesados les hace falta.
Te echamos una mano
- Si eres una academia de formación, ya sabes lo que es recibir mil preguntas sobre las fechas de inscripción. Con la ayuda de la IA, agrégale al chatbot de WhatsApp, un documento con tu información, para que los alumnos, dependiendo el curso que seleccionen, obtengan la respuesta al instante.
- Los clientes que compran productos de tu industria B2B podrán consultar por WhatsApp, de manera inmediata, cuáles son los plazos de entrega según el tipo de producto que hayan adquirido, asegurándote de dar la información correspondiente y evitando generar una mala imagen por haber generado falsas expectativas en relación a la entrega de éstos.
- Si tienes un ecommerce, ¡esta funcionalidad es la leche! Aprovecha para mandar mensajes automáticos por WhatsApp a todos aquellos contactos que dejaron su carrito abandonado y ofréceles una promoción personalizada teniendo en cuenta cuales hayan sido sus intereses anteriores.
- Si tienes una empresa que ofrece servicios de tecnología y/o software seguramente tengas a tu equipo de soporte técnico súper colapsado. Así que para evitar estos casos, crea un canal de WhatsApp que sea únicamente para consultas donde la IA los derive a un manual de uso según la funcionalidad con la que no están pudiendo trabajar.
- WhatsApp es el mejor canal para que los equipos de tu agencia de marketing envíen las propuestas comerciales a los interesados y, desde ese mismo canal, también les hagan un seguimiento automatizado.
- WhatsApp es la solución para tu agencia de viaje. En el caso que los viajeros estén apurados y quieran consultar qué documentación tienen que presentar al momento de hacer el check in, el chatbot con IA les dará la respuesta indicada según el destino al que vayan.
- Aquellos pacientes que quieran pedir una cita en tu clínica, van a escribirte al WhatsApp, y dependiendo del tipo de especialista al que tengan que acudir, el chatbot les dará la agenda de citas disponible. Y si un paciente tiene que reprogramar, sin problema podrá modificar su turno desde ese mismo canal.
- Aprovecha la funcionalidad de automatizaciones de Clientify para enviar mensajes de WhatsApp a tus clientes cada vez que sus expedientes jurídicos avancen en su proceso legal y ofréceles, a través de tu chatbot, la posibilidad de agendar reuniones cada vez que tengan que hacerte consultas mas específicas.
Deja de perder oportunidades
Te lo adelanté al principio…ofrecer una excelente atención al cliente es posible, siempre que implementes en tu empresa una plataforma como Clientify que te permita integrar WhatsApp con inteligencia artificial.
Ésta ayudará a tus equipos de trabajo a centrarse en realizar tareas y comunicaciones más específicas y manuales, dejando que la IA se encargue de las respuestas automáticas, las consultas frecuentes y la atención inicial.
Por eso aprovecha la prueba gratis de 14 días que ofrece Clientify para poner en marcha esta nueva funcionalidad y así empezar a obtener clientes más satisfechos y a cerrar cada día más ventas.
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¿Qué es un Inbox (y por qué necesitas uno ya)?
Imagina que en un mismo día te escriben por WhatsApp, por email, por Instagram, por el formulario de tu web y por el chatbot de tu página.
¿Qué haces? ¿A quién le contestas primero? ¿Y si te olvidas de responder alguno de estos?
Tienes que entender que, si no gestionas de la manera correcta todos estos canales, tienes altas probabilidades de perder ventas o potenciales clientes.
Y como lo que queremos es ayudarte a evitar estas desgracias, en este post te explicamos qué tan necesario es implementar un Inbox en tu empresa.
Lo primero es lo primero… ¿sabes que es un Inbox?
Un Inbox es una bandeja de entrada que centraliza los mensajes que recibes de cada uno de tus contactos.
Como no sabes si las personas que te escriben están interesadas en hacer una compra, en hacer un reclamo o en consultar sobre tus productos y servicios, es sumamente necesario tener una herramienta como ésta para evitar que tus equipos de trabajo se vuelvan locos y así lograr que cada uno de tus interesados obtengan una respuesta casi inmediata.
¿Qué problemas te evitas al implementar un Inbox?
Responder desde mil sitios distintos no solo te hace perder tiempo, sino que también te hace perder oportunidades.
Cuando un contacto te escribe por un canal y tú no tienes con fácil acceso, su historial de interacciones, su contexto, ni sabes quién de tu equipo lo atendió, si ya le envió un presupuesto, si reclamó por algún motivo o si ya es clientes, es ahí cuando tienes altas posibilidades de perder al lead.
Además, ten en cuenta que, si tienes toda la información de tus clientes perdida por distintas herramientas y canales, tienes más chances de responder erróneamente…o peor! de no responderles directamente, logrando que el cliente se sienta a disgusto con tu atención y se termine yendo con la competencia.
Logra el control que tu empresa necesita con Clientify
Ahora imagina que todos los mensajes de WhatsApp, Instagram, Facebook, Live Chat y mail entran a una sola bandeja de entrada…Bueno, ahora deja de imaginar porque aquí tienes la solución muy real: Clientify (para eso estás en su blog 🙂
Clientify te permite tener todas estas conversaciones organizadas en su propio Inbox y conectadas con toda la información de tu base de datos que se encuentre dentro de nuestro CRM.
Te doy un poco de contexto por si te perdiste este post…. Clientify es una plataforma CRM que centraliza toda la historia completa de tus contactos y clientes, desde sus mensajes, su origen, sus acciones, sus intereses, sus etiquetas, si está en una campaña, si tiene tareas o presupuestos en curso, y muchos otros datos más.
Lo bueno de tener el CRM integrado con el Inbox es que llevas a cabo tareas de comunicación, marketing y ventas de una manera muy directa y más sencilla… sigue leyendo este post que más abajo te lo explico.
¿Cómo el Inbox Clientify te va a resolver el día a día?
En Clientify entendemos que la comunicación multicanal es útil y exitosa, PERO SOLO, si está bien gestionada.
Y es por eso que los cracks de nuestros desarrolladores diseñaron el Inbox Clientify.
En éste vas a:
- Conectar distintos canales como Facebook, Instagram, WhatsApp, Live Chat y cuentas de correo electrónico.
- Agregar atributos a las conversaciones que ayudarán a tu empresa a identificar de que se está hablando con ese cliente.
- Editar la información del contacto (que está vinculada en el CRM), agregando o modificando los campos que para tu empresa sean necesarios.
- Generar nuevas oportunidades de venta, agregarle al lead etiquetas para luego poder segmentarlo e incluirlo en un flujo de acciones automáticas, asignarle una actividad de seguimiento para los próximos días y muchas otras más.
- Buscar y Organizar las conversaciones por el estado en que se encuentran; como abiertas, cerradas, congeladas o en spam.
- Asignar las conversaciones, de manera manual o automática, a los distintos miembros de tu equipo para que sea un Inbox multiusuario y colaborativo.
Cómo aplicarlo en cada sector
A continuación te mostramos ejemplos de usos que nuestros clientes dan al Inbox en sus respectivos sectores. Preferimos ordenarlo por actividad profesional para que encuentres el que más se encaje a tu actividad.
Educación y formación:
Como centro estudiantil, sabes que captar y retener alumnos es un dolor de cabeza y por eso desde Clientify vas a poder diseñar un chatbot de WhatsApp, que ojo…no te asustes, que con la ayuda de nuestra IA es muy fácil crearlo.
De esta manera, vas a conectar este chatbot al Inbox y, dependiendo si el interesado selecciona la opción de matriculación, cursos o reclamos, vas a definir a que miembros de tu equipo quieres que se le asignen estas conversaciones; para así lograr atender a todos de la manera más eficiente posible, aprovechando la centralización de información que te ofrece Clientify, para ayudar a tus empleados a optimizar sus tiempos de respuesta.
Industria y manufactura:
Al poder acceder rápidamente al CRM y ver el historial de compra de cada contacto, vas a poder gestionar más fácilmente todos los mensajes de distribuidores o clientes finales que te ingresen al WhatsApp.
Así tu equipo comercial va a responder desde este Inbox todas las consultas que hayan surgido por las propuestas comerciales que les hayas enviado previamente desde Clientify, teniendo en cuenta los productos que te hayan comprado anteriormente.
Comercio electrónico:
¿Alguien preguntó por uno de tus productos en Instagram o comentó sobre éste en tu publicación de Facebook?
Todos estos mensajes entran al Inbox de Clientify. Desde aquí respondes directamente en la publicación y también tienes la opción de mandarle un MD a tu interesado.
Y escucha esto que es genial: Al mismo tiempo le vas a asignar una etiqueta al contacto con su interés para luego incluirlo en tus listados y que le lleguen tus mensajes de correo o de WhatsApp como una campaña personalizada.
Informática, telecomunicaciones y software:
Es muy probable que los clientes que contratan tus soluciones tecnológicas tan avanzadas tengan que hablar con soporte de manera continua.
Por eso aprovecha a crear un canal de WhatsApp exclusivo para que tu equipo de soporte tenga centralizadas en el Inbox Clientify todas las conversaciones únicamente vinculadas a dudas sobre funcionalidades y reclamos tecnológicos.
Aprovecha también la funcionalidad del Inbox para que los especialistas técnicos se asignen tareas de seguimiento para dar novedades a los clientes sobre cada uno de sus tickets.
Agencias de marketing:
Si tu agencia de marketing es Partner Clientify, y tus clientes te dan los permisos, vas a gestionarles las conversaciones de una manera ordenada y sin sentirte con culpa de que se te haya quedado alguno de sus compradores o interesados sin responder.
Además, lo bueno de esto es que, como agencia, vas a tener disponible un dashboard con las métricas de las conversaciones y así entender por qué canal están entrando la mayor cantidad de clientes potenciales.
Agencias de viajes:
El Inbox es clave en este tipo de empresas. Desde éste, tu equipo va a dar seguimiento, enviar PDFs con información y fotos de destinos, cotizaciones, documentación de reservas, entre otros, de manera más ágil y rápida, generando una mejor experiencia de compra en el cliente.
Además, desde estos canales también podrás enviar tu calendario de reuniones para que el interesado pueda programar una cita contigo y así consultarte dudas más específicas sobre su próximo viaje.
Salud, belleza y bienestar:
Aprovecha las automatizaciones de Clientify para enviar recordatorios de cita y utiliza los canales del Inbox para hablar con aquellos pacientes que tienen que modificar su turno y para enviar consejos de cuidado post-tratamiento.
Servicios profesionales:
En el caso que tengas una asesoría, el Inbox te va a venir genial.
Desde éste vas a poder gestionar la documentación de tus clientes para evitar perderlas y poder presentarlas en la fecha que corresponda.
Y como mencionamos antes, las etiquetas las puedes usar para organizar los expedientes por tipo, urgencia o estado, y desde las oportunidades del CRM Clientify llevar un control total de cada uno de éstos sin perder ningún detalle.
Así que… a probar el Inbox, lo tienes a mano
¿Qué mejor que tener miles de interesados y clientes queriendo contratar y conocer tus productos y servicios? Pero sí, es agotador responderles a tantas personas.
El estrés y el miedo de dejar colgado a alguien es tremendo, por eso el tener implementado el Inbox Clientify te dará un respiro y ayudará a todas las áreas de tu empresa a mejorar sus tiempos de respuesta y poder ofrecer la mejor atención del mercado.
Por eso, intenta en estos 14 días poner en práctica tu estrategia de comunicación en la prueba gratis que ofrecemos en Clientify… y vas a ver que es un camino de ida.
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¿Cómo un CRM ayuda a una agencia de marketing a conseguir nuevos leads?
Todas las empresas que se dedican a comercializar servicios, tienen que ir generando y nutriendo su base de contactos de manera continua.
A diferencia de aquellas empresas que venden productos masivos, las empresas de servicios como Agencias de Marketing y Publicidad saben que el proceso de decisión de un cliente es mucho más largo.
Además, en el caso de las agencias de marketing, la cantidad de competidores que hay en el mercado hace que el desafío de captar nuevos leads sea aún mayor.
Es por eso que, para este tipo de agencias, no basta con solo lanzar publicidad, sino que tienen que dedicar grandes esfuerzos para diseñar estrategias que resalten su valor agregado y captar más clientes y más facturación.
¿Qué se tiene que tener en cuenta a la hora de diseñar las estrategias de captación?
A la hora de diseñar y lanzar este tipo de estrategias tienes que definir quién es tu buyer persona.
El no saber quién es tu cliente ideal es uno de los grandes problemas que aparecen cuando empiezas a obtener datos de contactos no calificados y esto termina generando riesgos a nivel económico y de recursos.
El conocer en detalle quién es tu potencial cliente te permite lanzar comunicaciones sumamente personalizadas, en los canales adecuados, para así llamar la atención de los usuarios y que terminen finalmente interesados en lo que ofreces o comunicas; y dejando su información de contacto.
¿Qué funcionalidades de Clientify ayudan a captar nuevos contactos?
Como mencionamos en otros post, Clientify es un CRM que te permite diseñar desde cero formularios, landings, chatbots y popups, para que luego los vincules a tu sitio web o campañas en redes sociales.
Landings
En el caso que quieras llamar la atención de tus buyer persona, puedes diseñar una landing sobre los “5 trucos de marketing que ayudarán a las empresas a aumentar sus ventas”.
Entonces, para obtener este recurso, los contactos tendrán que dejarte los datos que para tu empresa sean necesarios y que te sirvan para luego contactar con ellos a través de campañas, entablar una conversación y a futuro una posible negociación.
Formularios
Otra de las funcionalidades que tiene Clientify es el poder crear distintos tipos de formularios y luego vincularlos a las diferentes páginas web que muestran cada uno de los servicios que ofrece tu agencia.
De esta manera, si la persona está interesada en que le diseñes una estrategia de redes sociales, visitará la página de esos servicios y te dejará sus datos de contacto en ese formulario específico.
Agendar reuniones
Es muy común que las personas que buscan una agencia de marketing estén interesadas en más de un servicio de los que ofreces y por eso, en vez de tener que dejarte sus datos en todos tus formularios, directamente van a tener la posibilidad de agendar una reunión con un especialista de tu equipo.
Desde el CRM Clientify, cada uno de tus comerciales va a poder crear su propio calendario de reuniones, definiendo los días y horarios que tiene disponible para citas con clientes y solicitando la información, que le sea necesaria obtener de cada uno de éstos, para preparar previamente la reunión.
Además, el CRM te permite vincular estos calendarios a las landings, sitios web, firmas de correo electrónico, entre otros. para que el contacto elija directamente cual es el mejor día para reunirse.
¿Cuál es la mejor forma, para no perderle el rastro a los contactos interesados?
Conseguir datos de nuevos interesados requiere de un gran esfuerzo y por eso no puedes dejar pasar mucho tiempo en ponerte en contacto con ellos; asique presta atención a las automatizaciones que ofrece Clientify porque son de gran ayuda.
Siguiendo los ejemplos anteriores:
– Cuando una persona te deja los datos en tu landing, se le enviará un mail automático que incluya el recurso el cual haya solicitado.
– Cuando haya dejado sus datos en el formulario como interesado en el servicio de redes sociales, automáticamente al contacto se le asignará una etiqueta que refleje su interés.
Además, se le enviará de manera automática un WhatsApp donde el comercial especializado en ese sector se presentará y logrará empezar una conversación más personalizada para indagar un poco más sobre sus necesidades, presupuestos, tiempos de decisión, etc.
– Una vez que el contacto haya agendado su reunión, le llegará un mail automático para confirmar el día de la cita.
Además, se le va a generar automáticamente una tarea al comercial, al cual se le asignó la reunión, para que llame al lead y conozca en detalle a qué se dedica, qué servicios de marketing está buscando, entre otros, para luego hacer una presentación adecuada a sus intereses.
Capta nuevos clientes, ofrece más servicios con Clientify
A la hora de captar nuevos clientes, tu agencia de marketing tiene que lanzar una combinación de estrategias creativas y recuerda que entender las necesidades de tu buyer persona te ayudarán a conseguir la mayor cantidad de leads cualificados.
Y también puede interesarte el Programa de Partners, donde cientos de Agencias de marketing y Publicidad ya están generando beneficios por el uso de Clientify con sus clientes y para ellos mismos.
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CRM Educativo vs. Gestión Manual: ¿Cuál es la mejor opción para tu centro?
Vamos al grano, que tu tiempo es muy valioso.
Si estás al frente de un centro educativo como gerente o responsable de marketing y ventas (ya sea una academia, un colegio privado, una escuela técnica o una plataforma de e-learning) seguramente te suena esto:
100 papeles, hojas de Excel por todas partes, mensajes que se pierden y alumnos que preguntan cosas que ya deberías haber resuelto.
Es normal. La gestión manual ha sido la norma durante años en el sector de la Educación.
Pero claro… el mundo ha cambiado.
Los alumnos (y sus padres) esperan respuestas rápidas, recordatorios automáticos, una experiencia digital cuidada, que les resuelva todas sus dudas y una comunicación fluida.
¿Lo puedes lograr con un sistema manual? Puedes intentarlo, sí. Pero vas a acabar con un Excel de 20 pestañas y el equipo desbordado y lo que es peor, cada uno como “vaca sin cencerro”.
Seguro que más de una vez te has encontrado con alumnos potenciales no atendidos o contactados por partida doble.
Por eso cada vez más centros están apostando por un CRM educativo. No como capricho, sino como paso lógico para escalar (sin incrementar costes), organizarse mejor y ofrecer un servicio de 10 que culmine en más ventas.
Este post es para comparar los dos estilos y que veas las ventajas de hacerlo bien o, simplemente, sobrevivir.
1. ¿Cómo funcionan (o funcionais) en el día a día?
Uno de los problemas es que la captación no es lineal. Se suele acumular mucho trabajo en los meses antes de que comience una nueva temporada para luego calmarse.
Pero sabemos, porque en Clientify tenemos centenares de clientes del sector educativo, que además de captar hay que fidelizar y vender más cursos además del primero.
Esta es la comparación para esta problemática con los dos estilos de trabajo
Gestión manual:
- Requiere registrar alumnos, pagos y asistencia en hojas de cálculo (que a veces nadie actualiza).
- La comunicación se hace por email o teléfono, sin control de quién dijo qué y cuándo.
- Cualquier cambio o seguimiento hay que hacerlo a mano… y con suerte te acuerdas (per seguramente no).
Con un CRM educativo (como Clientify, por ejemplo 👀):
- Tienes una base de datos unificada con toda la info de cada alumno, cursos y servicios.
- Se automatizan tareas como inscripciones, pagos, emails o recordatorios.
- Todo queda registrado. ¿Quieres ver el historial de un alumno en 2 clics? Puedes.
Resultado: menos caos, más tiempo libre y mejor experiencia para todos. Y más sincronización entre el equipo de marketing y ventas. Todos trabajan alineados.
2. Gestión eficiente = equipo contento
Cuando el equipo administrativo pasa el día repitiendo tareas, los errores son inevitables.
Y claro, cuando algo falla, el alumno lo nota.Con gestión manual:
- Hay mucho margen de error (se duplican registros, se pierden pagos, etc.) Y recemos porque no se usen hojas de cálculo en “local” y se haga en hojas compartidas.
- Se necesita más personal para hacer frente al crecimiento. Cada persona tiene un límite y el beneficio de adquirir nuevos alumnos puede y seguramente no cubra, por persona, un nuevo trabajador.
- Si alguien se va de vacaciones, se para todo. O se va del centro. Los sistemas de trabajo tienden a ser personales y si otra persona se hace cargo lo más seguro es que no entienda el sistema de la anterior.
Con un CRM educativo:
- Puedes automatizar procesos repetitivos y liberar tiempo. Por ejemplo recibes en un formulario los datos del contacto y según lo que elija de las opciones que les des automáticamente el sistema le envíe la información correcta y en tu base de datos queda identificado (segmentado, decimos) para un flujo de venta determinado.
- La información es accesible para todo el equipo (con permisos, claro). Puedes asignar los roles que quieras para que los miembros de cada equipo se centren en un tipo de clientes u otros. Al especializar ganas en calidad de atención y foco.
- La atención mejora porque ya no están tus compañeros apagando fuegos todo el día. Y como gestor puedes asignar automáticamente tareas, actividades, seguimientos e incluso controlar quién está cumpliendo sus objetivos y a quién hay que motivar o no.
3. ¿Y la comunicación con alumnos y familias?
Aquí es donde un CRM brilla.
Ya no vale eso de enviar un correo general a todos por igual. Cada alumno es distinto, y su comunicación también debería serlo. Y el canal por el cual se llega a él es variable.
¿Sabes que ahora prácticamente todo el mundo solo se comunica por WhatsApp y mensajería de Instagram?
Un CRM te permite:
- Segmentar por tipo de curso, interés, historial o nivel a miles de contactos. Recuerda que no solo se trata de nuevos alumnos, también son contactos comerciales los Alumnni o antiguos alumnos.
- Enviar mensajes personalizados, automáticos o programados. Incluso dispones de WhatsApp con Inteligencia Artificial que conversa con el contacto sin que haga falta que lo atiendas personalmente.
- Crear flujos de comunicación para que nadie se quede sin respuesta. Al tener todos los canales en el mismo sitio el contacto ve que le contestas siempre donde “está” pero para ti es la misma pantalla. Y todo el historial queda registrado.
¿Y lo mejor? Puedes ver qué correos o mensajes abren, en qué hacen clic, cuándo responden… Vamos, que no vuelas a ciegas.
En Clientify, cuentas con un Inbox, una bandeja multicanal y multiusuario que es tu panel de control para dominar el mundo de la comunicación académica, en la misma ventana tienes WhatsApp, Email, Live Chat, Facebook Messenger e Instagram. ¿suena bien? Pues sabe mejor.
4. Escalar sin morir en el intento
A medida que tu centro crece, si optas por la gestión manual, el caos también lo hace (si no tienes un sistema que lo controle).
Y claro, llega un punto en el que lo manual deja de ser viable.
Con gestión manual:
- Cada nuevo alumno es más carga, tanto que desmotiva la intención de venta.
- Aumentan los costes administrativos por que subes en personal, horas de trabajo. hojas de excel interminables. Y que no se te estropee el disco duro… porque haces copias de seguridad ¿verdad? ¿VERDAD?
- No tienes visibilidad clara de cómo va tu centro. Esto es muy importante porque además del tiempo dedicado a la captación hay que reportar y actualizar más excel con gráficos.
Con una Plataforma todo en uno para un centro educativo:
- Escalas sin duplicar equipo. Si automatizar correctamente te va a dar igual atender a 100 que a 1000 el coste administrativo es el mismo.
- Analizas resultados en tiempo real. Dispones de dashboards que se actualizan en tiempo real con los contactos, ventas, oportunidades abiertas, ganadas, perdidas… incluso, si inviertes en publicidad online, sabes cuanto te gastas en cada contacto y venta. Al céntimo.
- Tomas decisiones con datos, no con corazonadas. Se acabó navegar a vela, si un dato te dice que una campaña no retorna la inversión no tienes que imaginar nada. Lo ves al momento y tomas decisiones más rápido y mejor formadas.
Es como pasar de una bici a una moto: puedes ir más lejos, más rápido y sin tanto esfuerzo.
5. Seguridad y acceso: que no te pille el susto
La información de tus alumnos no puede estar en riesgo. Ni en un cuaderno olvidado ni en una hoja de cálculo sin copia de seguridad.
¿Qué te da un CRM como Clientify?
- Copias de seguridad automáticas. Toda la información está en un lugar al que solo tú accedes, no se pierde un solo datos y cumple con las normas y protocolos de protección de datos oficiales.
- Control de accesos para que cada persona vea solo lo que le toca y no te expongas a errores involuntarios que hagan que la información pueda desaparecer. La era del sudor frío tras darle al Enter es historia.
- Puedes acceder desde cualquier sitio donde tengas un navegador a mano. Incluso desde un smartphone.
Entonces… ¿qué te conviene?
Si tienes un centro pequeñito, puede que te apañes con gestión manual un tiempo.
Pero si ya estás creciendo (o quieres crecer sin volverte loco), lo mejor es dar el salto controlado, no de fé. Porque además, en Clientify te ayudamos acompañándote desde el primer momento en el que pruebas gratis.
Y si necesitas una ayuda más especial dispones de un servicio de implantación y seguimiento a medida.
Un CRM educativo no solo te ahorra tiempo, también te permite trabajar con más orden, ofrecer mejor atención y tomar decisiones con información real.
Y ojo, que usar tecnología no significa complicarte. Si eliges una plataforma pensada para centros como el tuyo, con soporte humano y una interfaz clara (sí, como Clientify 😏), la transición puede ser incluso divertida cuando lo pruebes y digas “Wow”.
O “Eureka”, que es más del sector.¿Y si lo pruebas?
Te ayudamos a organizar mejor, automatizar lo que puedas y centrarte en lo importante: enseñar y crecer.
Accede ahora a una prueba gratis, sin compromiso (usa el botón superior, en el menú), para que veas cómo es la plataforma y consulta las dudas que tengas a nuestro equipo.Si te convencemos, que vamos a hacerlo, qué no harás tu con tus nuevos alumnos. Y así todos podremos ponernos a cantar “Gaudeamos Igitur” con toda la alegría del mundo (académico).
- Requiere registrar alumnos, pagos y asistencia en hojas de cálculo (que a veces nadie actualiza).
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Guía completa de captación de alumnos con estrategias digitales
La captación de alumnos se ha convertido en un auténtico dolor de cabeza para instituciones educativas. Lo sabemos bien porque muchos de nuestros cerca de 5000 clientes son centro educativos.
Y hablamos mucho con ellos.
Y no, esto no se resuelve con un ibuprofeno, sino con estrategias digitales efectivas que transformen visitas en matrículas.
Ya no basta con tener un buen plan de estudios; necesitas brillar en el entorno online para destacar entre la competencia.
Afortunadamente, herramientas como Clientify están cambiando las reglas del juego, automatizando procesos y optimizando cada etapa de la captación.
Hemos creado esta mini guía para darte un pequeño mapa de por dónde empezar a familiarizarte en lo que un CRM puede ayudar a tu centro educativo.
1.- Define el ADN de tu audiencia: más allá de “estudiantes potenciales”
Antes de lanzarte a la piscina digital, necesitas saber exactamente a quién le estás hablando.
No todos los estudiantes son iguales, ¿o acaso le hablarías igual a un adolescente buscando su primera carrera que a un profesional queriendo especializarse?
Identificar el perfil de tus alumnos ideales es el primer paso para no disparar al aire con tu estrategia de marketing.
Segmenta por edad, intereses, ubicación y nivel académico. Los formularios son tus aliados en esta misión, , tendrás datos tan precisos que podrías adivinar lo que tus potenciales alumnos desayunaron esta mañana. Bueno, casi.
Tu institución necesita destacar en un mar de opciones educativas. ¿Qué te hace diferente? ¿Por qué un alumno debería elegirte a ti entre otras 20 opciones?
Define una propuesta de valor que no suene a la misma canción de siempre.
Deberías mejorar tu imagen en redes sociales y web con contenido que realmente resuene con tu audiencia.
Los testimonios de alumnos exitosos valen más que mil folletos brillantes, y con Clientify puedes automatizar su difusión para que lleguen en el momento justo a quien más los necesita ver.
2.- Canales digitales: donde realmente están tus futuros alumnos (spoiler: WhatsApp es el rey)
Si te preguntas dónde están hoy los alumnos, la respuesta es sencilla: en WhatsApp.
Sí, puedes invertir en SEO, puedes hacer campañas en redes sociales y hasta lanzar vídeos en YouTube, pero si quieres llegar de verdad, rápido y sin rodeos, tienes que estar en el chat donde ellos ya están conversando a todas horas.
No queremos decir que esos canales ya no funcionen… si, siguen siendo claves pero un nuevo jugador ha irrumpido fuerte. Y se va a quedar.
WhatsApp, potenciado con inteligencia artificial, se ha convertido en el canal más directo, inmediato y efectivo para captar la atención de los estudiantes.
No es solo un canal más, es el canal.
Y si encima lo gestionas con Clientify, la experiencia se multiplica: puedes automatizar respuestas donde la IA se encarga de contestar ya dar toda la información que necesite un alumno, incluso llevarle al objetivo de que agende una reunión.
Dispones de un un equipo de atención 24/7, pero sin tener que poner a nadie a contestar mensajes a las tres de la mañana.¿Quieres probar como funciona tu mismo? Aquí tienes un chatbot preparado para dar información sobre cursos de marketing digital.
¿Que los alumnos preguntan por matrículas, becas o fechas de inscripción?
El chatbot de WhatsApp, alimentado con IA, responde al instante, resuelve dudas y, lo más importante, capta el lead en caliente, justo cuando el interés está en su punto máximo.
¿Que alguien se quedó a medias en el formulario de la web? WhatsApp le recuerda, le anima y le acompaña hasta que finaliza el proceso. Y todo esto, sin perder el toque humano y cercano que tanto valoran los estudiantes.
Por supuesto, no hay que descuidar el resto de canales digitales. El SEO sigue siendo fundamental para atraer tráfico cualificado a tu web, y el marketing de contenidos te posiciona como referente educativo.
Los anuncios en Google y Facebook te permiten segmentar y llegar a perfiles muy concretos, mientras que Instagram y TikTok son perfectos para conectar con los más jóvenes a través de contenido visual y dinámico.
Pero, seamos claros: si tienes que elegir un canal para poner toda la carne en el asador, que sea WhatsApp con IA. Porque ahí es donde están tus alumnos, y ahí es donde esperan una respuesta rápida, personalizada y, sobre todo, útil.
En resumen: la captación de alumnos hoy pasa por estar donde ellos están, hablar su idioma y responder a su ritmo.
Y eso, ahora mismo, significa tener una estrategia de WhatsApp inteligente, automatizada y bien integrada con el resto de tus acciones digitales. ¿No lo tienes aún? Ya estás tardando.
3.- Automatización: tu departamento de admisiones digital 24/7
Aquí es donde la magia realmente sucede. El CRM educativo ya no es un lujo, sino una necesidad tan básica como tener wifi en tu institución.
Capta contactos con formularios y landing pages creadas con IA, o usa las plantillas pre-diseñadas de Clientify si la creatividad no es lo tuyo.
Almacena y gestiona cada prospecto como si fuera oro, porque lo es. Segmenta esos contactos y automatiza seguimientos tan personalizados que tus potenciales alumnos pensarán que tienes un equipo dedicado exclusivamente a ellos.
La integración de Clientify con Google Ads, Meta Ads y WhatsApp crea un flujo de captación tan eficiente que prácticamente se gestiona solo.
Los emails automatizados han evolucionado. Ya no son esos mensajes genéricos que todos eliminamos sin leer.
Dedica un tiempo a pensar en cómo es tu flujo de captación actual y llévalo a Clientify. Además de disponer de plantillas ya predefinidas puedes crear el tuyo propio
La inmediatez de utilizar un CRM genera una conexión que los emails simplemente no pueden igualar. Y no aumentas el coste, en realidad lo que consigues es hacer mucho más con menor coste que contratar más operadores humanos.
4.- Medición: porque lo que no se mide, depende de la intuición
El marketing digital, o las ventas, sin métricas es como dar clase con los ojos vendados. Necesitas saber qué está funcionando y qué no. O si la satisfacción del cliente es buena o tienes que valorar dedicarte a otra cosa.
La tasa de conversión de potenciales a inscritos, el costo por adquisición de estudiante o el engagement en redes sociales son métricas que Clientify te presenta en informes tan claros que hasta el más tecnófobico de tus compañeros los entenderá.
Las pruebas A/B no son opcionales, son tu camino hacia la optimización continua.
Testea diferentes formatos de anuncios y páginas de destino con Clientify, ajusta la segmentación de audiencias según los resultados que obtengas, y usa encuestas automatizadas para conocer directamente la opinión de los estudiantes potenciales.
Como decían en ‘The Wire,’ si quieres llegar al final de algo, sigue siempre el rastro de los datos. Bueno, en realidad era otra cosa 😉
5.- ¿Listo para una manera mejorada de captar alumnos?
Ya no se trata solo de tener un buen programa académico, sino de saber comunicarlo en el entorno donde habitan tus futuros estudiantes.
Sin embargo, sin una herramienta que centralice toda esta información y automatice los procesos, es como intentar dar clases sin material: difícil y frustrante.
Con esta guía ya te has hecho una idea de cómo puedes gestionar prospectos, automatizar seguimientos, optimizar campañas y mejorar la comunicación con estudiantes potenciales en una sola plataforma.
¿Necesitas más razones para probarlo ya? En serio, sin complicaciones: transforma tu institución educativa en una máquina de captación de alumnos eficiente y moderna por menos de lo que imaginas.
Tienes disponible una prueba gratis de 14 días para que veas como funciona e incluso poner en marcha alguna de las estrategias que te hemos contado aquí.
Transforma la captación de alumnos hoy mismo con nosotros.
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WhatsApp para centros educativos: cómo mejorar la atención al alumno y aumentar inscripciones
Empecemos reconociendo que esto de captar clientes o alumnos no es fácil.
Y a menos que no seas una institución educativa de un tamaño grande no dispones de un departamento de Marketing con capacidad de mantener un flujo de matriculaciones constante.
O Temporal, ya sabemos cuando se concentran las ventas en Educación.
Hoy en día, los centros educativos deben mantener una comunicación fluida con padres y alumnos no solo para captar sino también para retener y que te recomienden.
Y para eso hay que tirar de tecnología y un canal adecuado para llegar a los potenciales alumnos.
¿Sabes cual es el canal de comunicación que más prefieren los estudiantes y sus familias?
WhatsApp
¿Quieres probar a hablar con una Inteligencia Artificial en WhatsApp y preguntarle por cursos, hemos preparado este prototipo para que lo hagas.
WhatsApp suele ser el canal que eligen para comunicarse con las instituciones educativas y hacer consultas sobre admisiones y cursos.
Es por eso que WhatsApp se ha convertido en el canal de mensajería instantánea más poderoso para mejorar la atención, responder consultas en tiempo real y aumentar la tasa de inscripciones.
Y en Clientify puedes incluirlo como un canal de comunicación más e incluso “enchufarle” Inteligencia Artificial.
Con este artículo vas a poder entender cómo una plataforma todo en uno como Clientify te ayuda, a través de WhatsApp, a revolucionar la gestión de tu institución, mejorando la experiencia del estudiante y aumentando la conversión de interesados a matriculados.
¿Por qué WhatsApp es clave para la educación?
Su facilidad de uso y rapidez hacen que sea una de las herramientas más efectivas a la hora de automatizar las comunicaciones y agilizar procesos en los centros educativos.
5 beneficios clave de WhatsApp para centros educativos:
- Comunicación instantánea: Clientify te permite diseñar un chatbot de WhatsApp con IA el cual se utilizará para responder consultas y dudas de padres y estudiantes, de manera rápida y sin errores, logrando así mejorar la imagen de tu institución.
- Automatización de mensajes: tienes la la posibilidad de generar distintos flujos de acciones automáticas para así, reducir la carga administrativa de tus equipos, respondiendo de manera automática a los interesados y matriculados.
¿Alguien te pide información sobre un curso? El CRM lo identifica y automáticamente le envía la información deseada.
- Mejor experiencia para los interesados: Al tener toda la información de contactos y clientes centralizada en Clientify, vas a proporcionar respuestas más claras y personalizadas durante todo el proceso de inscripción.
Según le atiendes estás viendo quién es y qué otras consultas ha hecho, por ejemplo.
- Seguimiento efectivo: puedes generar distintos procesos de venta los cuales te ayudarán a identificar en qué etapa de seguimiento se encuentra cada interesado, para así acompañar a cada uno de estos prospectos, a través de recordatorios y mensajes personalizados, a tomar su decisión.
- Reducción de tiempo: Al tener todas las conversaciones de WhatsApp unificadas en una única herramienta, vas a ayudar a tus equipos administrativos a optimizar su tiempo de trabajo.
Aquí tienes una Idea llevada bien a la práctica:
Uno de los colegios privados que trabaja con nuestra plataforma integró WhatsApp Business API a Clientify y, a través del chatbots con IA que ha diseñado este CRM, logró que la mayor parte de sus consultas repetitivas se resolvieran inmediatamente y sin ayuda humana, lo que permitió a sus equipos centrarse en diseñar e implementar nuevas estrategias de captación.
Aquí tienes un ejemplo de cómo es un Chatbot en WhatsApp con Inteligencia Artificial con Clientify.
WhatsApp para la captación de alumnos: Cómo aumentar inscripciones
Uno de los retos más grandes que tienen las academias es el de convertir a los interesados en alumnos matriculados.
Vamos a centrarnos ahora en cómo automatizar este proceso y aumentar la cantidad de conversiones.
Estrategias para aumentar inscripciones con WhatsApp:
Responde consultas en tiempo real
- Integra tu WhatsApp Business a la API de Clientify para tener centralizadas todas las conversaciones y así responder rápidamente y de manera personalizada a preguntas sobre programas, costos y requisitos.
- Diseña un chatbot educativo que incluya IA y aliméntalo con información de tu centro, para filtrar preguntas comunes y derivar casos específicos a asesores.
Automatiza el seguimiento de prospectos
- En Clientify también diseñas flujos de automatizaciones y campañas de WhatsApp para enviar información sobre cursos a los interesados, promociones a contactos perdidos, material de estudio, fechas clave de inscripción, entre otros.
- Utiliza los campos de información de Clientify para enviar mensajes personalizados y así recordarles a tus alumnos las fechas de renovación de matrícula y días de examen.
Integra WhatsApp con anuncios de Facebook e Instagram
- Conecta a Clientify las campañas que tengas activas en redes sociales como Facebook e Instagram y así redirigir directamente al usuario a tu chatbot de WhatsApp para iniciar una conversación y poder brindar respuestas automáticas con información detallada y personalizada sobre los distintos cursos.
Cómo mejorar la atención al alumno y padres con WhatsApp
El mundo en el que vivimos necesita inmediatez, por eso los estudiantes y sus familias buscan respuestas rápidas y precisas.
Como mencionamos anteriormente, lo bueno de implementar este sistema en tu empresa es que te permite responder a dudas y preguntas de manera automática y ágil, optimizando la comunicación y ofreciendo un servicio e imagen excepcional.
Claves para una atención eficiente con WhatsApp:
Crea un centro de soporte automatizado
El chatbot con IA que vas a crear desde Clientify y vincular con WhatsApp es un software que se encargará de interactuar automáticamente con tus contactos y clientes, para así responder consultas que llegan a través de ese canal, de manera inmediata y automatizada, ofreciendo una experiencia ágil y eficiente.
Esta herramienta funciona como un asistente virtual que dependiendo las respuestas o solicitudes que ofrezcan los usuarios, deriva las consultas directamente al departamento, área o comercial correspondiente, asegurando una atención personalizada y optimizada.
Segmentos, listas y campañas
- Al tener toda tu base de datos unificada dentro del CRM Clientify, vas a poder segmentar a tus interesados y clientes según campos de información, comportamientos, matriculaciones, intereses, etc.
- Define qué quieres comunicar y dependiendo de ésto, empieza a crear tus listas de contactos.
- Diseña tus campañas de WhatsApp y envía en ella información sobre el lanzamiento de tu nuevo curso, invitaciones a próximos Webinars, recordatorios de exámenes, entre otros
Gestión de pagos
- Las campañas y automatizaciones que ofrece Clientify te permitirán enviar recordatorios automáticos sobre pagos y plazos de inscripción.
- Envía propuestas comerciales con un enlace para que los interesados realicen el pago directamente desde ese mismo presupuesto.
Integrar WhatsApp API es lo que necesita tu centro educativo:
En Clientify somos partners de Meta y por eso ofrecemos una conexión nativa con WhatsApp Business Api (¿qué es? Aquí lo aprendes).
Mira cuales son los beneficios de conectar esta canal a nuestra plataforma:
✔ Tienes la capacidad de gestionar múltiples conversaciones desde una única bandeja de entrada llamada INBOX.
✔ Dependiendo las respuestas que vaya dando el usuario, las conversaciones se derivarán de manera automática al asesor y departamento correspondiente y se podrán redirigir a otros miembros del equipo cuantas veces sean necesarias.
✔ Dentro del CRM Clientify vas a poder diseñar tu chatbot y definir los flujos de acciones para que se envíen mensajes de WhatsApp de manera automática.
✔ Tienes permitido enviar campañas masivas de mensajes a través de plantillas personalizadas, las cuales tienen que estar previamente aprobadas por Facebook.
El paso a paso de cómo implementar WhatsApp en tu centro educativo
Para transformar y mejorar la comunicación de tu academia, pon en marcha cada uno de estos pasos:
1 Define tu objetivo: Decide qué es lo que quieres lograr, ¿mejorar la atención, aumentar matrículas o reducir consultas repetitivas?
2. Ingresa a la página de Facebook y crea un número oficial y un perfil de empresa con información clara sobre los horarios, la ubicación y el contacto de tu institución.
3. Integra tu canal de WhatsApp con nuestra plataforma Clientify para poder unificar, automatizar y personalizar la atención de tus usuarios.
4. Ayúdate con la IA de Clientify para diseñar tu chatbot
5. Define en qué situaciones quieres enviar un mensaje automático de WhatsApp a través de las automatizaciones que ofrece Clientify.
WhatsApp es la herramienta perfecta para marketing en educación
El implementar el uso de WhatsApp en los centros educativos no solo va mejorará la comunicación con el alumno y su familia, sino que también reducirá la carga operativa, optimizará los procesos, tanto internos como externos y aumentará eficientemente el número de inscripciones.
Te dejo un resumen de los beneficios:
- Conexión directa con Clientify, la plataforma todo en uno de comunicación, ventas y marketing.
- Atención rápida, personalizada y en tiempo real en cada etapa del proceso.
- Mensajes automatizados que ayudan a dar respuestas y a hacer seguimiento a los interesados y alumnos.
- Menor carga administrativa y mejor gestión interna.
Si buscas aumentar el número de tus matriculaciones no dejes pasar esta solución.
Vincula tu WhatsApp con Clientify y automatiza todo el recorrido y la comunicación con tu estudiante desde el primer momento. Y métele IA y alucina con el resultado.
Aprovecha los 14 días de prueba que ofrece este CRM para poner en marcha tu nueva estrategia en el canal de WhatsApp.