¿Estás hasta las cejas de pagar por funcionalidades que nunca usas? ¿Te duele la cabeza cada vez que piensas en el coste de tu CRM?
Tranquilo, no eres el único que busca una alternativa a HubSpot más adaptada a lo que realmente necesitas.
En este artículo desentrañamos todas las opciones disponibles y te mostramos por qué Clientify se está convirtiendo en la solución preferida para empresas que buscan potenciar sus ventas y marketing sin necesidad de hipotecar la oficina.
Y comparando con Hubspot, uno de los CRM más conocidos (que no necesariamente tiene todo lo que necesitas)
Analizaremos desde las funcionalidades imprescindibles hasta ejemplos reales de empresas que han dado el salto, para que tú también puedas tomar una decisión informada y sin dolores de cabeza.
¿Por qué buscar alternativas a HubSpot?
HubSpot es como ese coche de lujo que todos admiran pero que, seamos sinceros, viene con un montón de extras que probablemente nunca usarás.
Vamos a ver por qué cada vez más empresas están considerando otras opciones.
Limitaciones y desafíos de HubSpot CRM
HubSpot es potente, nadie lo niega, pero no está exento de desafíos importantes:
Para empezar tiene una complejidad innecesaria. Es como comprar un submarino nuclear para cruzar un río.
Su interfaz está repleta de funcionalidades que la mayoría de empresas nunca llegan a utilizar, pero por las que pagan religiosamente cada mes.
Su estructura de precios escalonada (hacia arriba, siempre hacia arriba): lo que empieza como un gasto asumible puede convertirse rápidamente en un agujero negro para tu presupuesto cuando necesitas añadir más contactos o acceder a funcionalidades que resulta que eran “premium”.
Un tema recurrente, cuanto más grandes son los CRM’s más complicada se vuelve la personalización; suele ser muy limitada y no cuentas con expertos para ayudarte (bueno, igual si pero a un precio difícilmente asumible)
¿Necesitas adaptar algo específico? Prepárate para contratar a un especialista en HubSpot o pasar horas viendo tutoriales. No es precisamente lo más intuitivo del mundo.
Necesidades específicas de empresas y emprendedores
No todas las empresas son gigantes multinacionales con departamentos de marketing de 50 personas, hay un escalado de empresas que tienen sus tamaños concretos y sus necesidades específicas:
- Pequeñas y medianas empresas: necesitan soluciones efectivas pero sin la complejidad ni el precio de las plataformas diseñadas para corporaciones.
- Equipos de ventas ágiles: buscan herramientas que puedan implementar en días, no semanas, y que no requieran un doctorado para ser utilizadas.
- Emprendedores / startups: necesitan centralizar su gestión de clientes sin tener que dedicar medio presupuesto anual a un CRM.
Costos y flexibilidad de planes en otras opciones
Vamos a hablar de dinero, que es lo que realmente importa.
¿Buscas un plan adaptado a la realidad? Mientras HubSpot te cobra como si fueras una multinacional, existen alternativas como, nosotros, Clientify, que entendemos que no todos los negocios tenéis ni el mismo tamaño ni las mismas necesidades.
Y no digamos el presupuesto. Aquí pagas por lo que realmente usas.
¿Por qué pagar por un Ferrari si solo necesitas un coche fiable para moverte por la ciudad? Hay mejores alternativas te permiten elegir exactamente qué funcionalidades necesitas.
Y sin sorpresas en la factura, nada de “ah, has superado el límite de contactos, ahora tu factura se multiplicará por tres“. Algunas alternativas ofrecen escalabilidad sin sustos.
Características clave a considerar en un CRM alternativo
No todos los CRM son iguales. Estas son las funcionalidades que realmente marcan la diferencia y deberías tener en cuenta.
En Clientify lo sabemos porque hablamos con nuestros clientes constantemente de tú a tú. Si pruebas nuestra prueba gratis lo sabrás, tienes un compañero dedicado a ti que te ayuda en lo que necesites.
Funcionalidades esenciales para una gestión eficiente
Un buen CRM debe ser como un buen asistente: eficiente, organizado y que te facilite la vida
Un punto clave es la Gestión de contactos centralizada: toda la información de tus clientes tiene que estar en un solo lugar, accesible y organizada. Sin tener que saltar entre plataformas para encontrar el historial de conversaciones o las últimas interacciones.
El Flujo o Pipeline de ventas debe ser lo más visual e intuitivo. Ver el estado de tus oportunidades de venta de un vistazo, con etapas claras y la posibilidad de mover leads de una fase a otra sin complicaciones es una ventaja a la hora de trabajar todos los días.
Disponer de Informes que entienda hasta tu abuela, con datos útiles presentados de forma clara, sin necesidad de un curso de estadística avanzada para interpretar qué está pasando con tus ventas.
Automatización de marketing y ventas
La automatización es como tener un empleado que trabaja 24/7 sin pedir vacaciones ni aumento de sueldo
Lo más básico es disponer de un Email marketing automatizado y poder generar secuencias de correos que se envían solos en el momento adecuado, basados en el comportamiento o interacción de tus contactos.
Esta funcionalidad es básica para poder hacer Nurturings.
El Lead Scoring es otro de los “must”, se trata de un seguimiento automático de leads donde el CRM te avisa cuando detecta que un lead, por su actividad, está cualificado (Lead Scoring) tras sumar la puntuación de distintas acciones que ha hecho y que tu has configurado. Así el CRM te avisa cuando llega a determinado nivel y contactas o retomas comunicación para que ninguna oportunidad caiga en el olvido.
Aquellas tareas que consumen tu tiempo puedes meterlas en una “automatización de tareas rutinarias”. Registrar llamadas, enviar recordatorios, contactar usuarios… y puedes crearlas para ti o para tu equipo.
Y por fin las Automatizaciones, el core del uso de un CRM: que sea sencillo crear Flujos de Trabajo supone la diferencia entre una buena experiencia en la adopción de un CRM. En nuestro caso es sencillísimo.
Gestión de contactos y segmentación avanzada
Tratar a todos tus contactos por igual es como usar la misma talla de zapato para todo el mundo, estos son de 3 casos muy concisos de qué puedes hacer con ellos.
- Segmentación inteligente: agrupa contactos según su comportamiento, intereses o fase del proceso de compra para enviarles comunicaciones relevantes.
- Historial completo de interacciones: consulta toda la relación con un cliente, independientemente del canal utilizado, para tener siempre el contexto completo.
- Campos personalizados que reflejen TU negocio: orque no todos vendemos lo mismo ni de la misma manera. Un buen CRM como Clientify te permite adaptar la información que almacenas.
Integraciones con otras herramientas digitales
Un CRM que no se habla con el resto de tus herramientas es como un compañero de equipo que va por libre.
Tanto si eres una Pyme como una pequeña empresa ya estás trabajando con algún app o SaaS. Este es uno de los puntos que puede generar fricción, por ello tienes que fijar en las “Integraciones” que se pueden realizar entre aplicaciones.
Algunas de las más recurrentes son las relacionadas con Email marketing que te ahorras en un CRM) pero otras son críticas para algunos negocios como la Conectividad con plataformas de ecommerce, por ejemplo, o Google Workspace hasta Zapier, pasando por WhatsApp y las redes sociales.
En el caso de Clientify tienes integración con más de 15.000, si, has leído bien. Varias decenas de forma nativa y el resto a través de Zapier y servicios similares. Unos minutos, un par de clics y a funcionar. En el caso de Hubspot incluso tenemos una integración que te permite hacer la migración de datos automáticamente.
Otro de los puntos claves es la integración con Whatsapp, si ya lo usas en tus procesos comerciales, seguro que si sabes lo importante que es tenerlo a disposición del equipo. Con Clientify lo integras WhatsApp con el CRM en el Inbox. Incluso puedes integrarlo con Inteligencia Artificial.
No es complicado configurar WhatsApp para que funcione integrado y te permite hacer campañas masivas, entre otras lindezas.
CRM en la nube vs. CRM local: ventajas y desventajas
Ojo, esto es clave, las soluciones “on premise” e instaladas en servidores locales a priori son muy atractivas pero tienes que tomar una decisión clave porque puede marcar una gran diferencia a posteriori.
Básicamente es así:
- CRM en la nube: accesible desde cualquier lugar, sin preocupaciones de mantenimiento y con actualizaciones automáticas. Ideal para equipos que trabajan en distintas ubicaciones o con movilidad.
- CRM en local: Mayor control sobre los datos, pero requiere infraestructura propia y mantenimiento. Generalmente más costoso y menos flexible. Y cuando llega una actualización de sistema hay que pararlo todo para hacerlo.
Facilidad de uso e implementación en equipos de trabajo
El mejor CRM del mundo no sirve de nada si tu equipo se niega a usarlo:
Partamos de la base que un equipo de ventas no es un equipo informático por l lo que la interfaz (pantallas de la app) debe ser intuitiva: Si necesitas un manual de 200 páginas para empezar a usar tu CRM, algo va mal.
Cuanto antes se use con soltura mejor. La curva de aprendizaje debe ser lo más corta posible, y si no es corta al menos que sea suave.
Y si necesitas apoyo también requerirás que se te ayude. Con Clientify tienes no solo personas sino un sistema de Implementación a medida. Con Hubspot solo manuales y vídeos (que nosotros también ¿eh?)
Y lo último pero no menos importante: un servicio de Soporte en tu idioma: porque cuando tienes dudas, quieres resolverlas rápido y sin barreras lingüísticas, y en la misma app.
Comparativa de las mejores alternativas a HubSpot
Vamos a ver cómo se comparan las diferentes opciones disponibles en el mercado:
CRM diseñados para pequeñas empresas
No todas las empresas tienen las mismas necesidades ni el mismo presupuesto
Desde el principio Clientify esta diseñado pensando en la usabilidad y efectividad, y ofrece todas las funcionalidades esenciales sin complicaciones innecesarias. Pagas por lo que usas.
Nuestro enfoque en la automatización de marketing y ventas lo hace perfecto para equipos que queréis resultados sin dolores de cabeza.
Y dispones de un módulo de comunicación que no encuentras en otros CRM, con WhatsApp con IA, Chatbots, Mensajería de redes Sociales, Email… todo en el mismo lugar y multiusuario.
Somos todo en uno de verdad, otros no. Por ejemplo:
Zoho CRM te ofrece una versión gratuita para equipos pequeños, aunque su interfaz puede resultar menos intuitiva y requiere más tiempo de adaptación. Te dará problemas para escalar y el salto a una opción más potente no compensa el encarecimiento de precio.
EngageBay, es una alternativa económica con funcionalidades básicas de marketing, ventas y soporte, aunque con limitaciones en las integraciones avanzadas. Se te quedará corto en semanas, palabra.
Hubspot, ya te estamos contando.
Opciones ideales para medianas y grandes empresas
¿Por qué somos ideales para Pymes? Nuestra escalabilidad se adapta perfectamente a negocios medianos, ofreciendo el equilibrio perfecto entre potencia y facilidad de uso.
Ideal para empresas que valoran tanto la funcionalidad como la experiencia de usuario, porque no es por nada, pero vaya UX buena que tenemos.
Si nos fijamos en el sector de los grandes CRM como Salesforce encontramos que tiene unas capacidades muy avanzadas pero la curva de aprendizaje es muy pronunciada y el precio… no es para simples mortales. Un auténtico superpetrolero, tremendamente potente pero pídele que cambie de rumbo rápidamente y verás.
Otro ejemplo es Microsoft Dynamics 365. Se trata de una solución robusta, especialmente si ya estás dentro del ecosistema corporativo premium Microsoft, aunque requiere una inversión significativa muy elevada en licencias como en implementación.
Soluciones de CRM gratuitas y de pago
El presupuesto suele ser un factor decisivo así que además de ir a la página de “precios” como segundo clic en una página ten claro lo que te ofrece desde un principio.
Hay opciones gratuitas limitadas, algunas alternativas ofrecen versiones libres pero generalmente con restricciones significativas en número de usuarios o funcionalidades. Y no puedes acceder a conectarlas con un Ecommerce, por ejemplo. Es empezar a funcionar y aparecen los pagos al llegar a límites ridículos de uso. Make es un buen ejemplo con las automatizaciones.
Modelos que crecen contigo, clientify te permite empezar con funcionalidades básicas e ir añadiendo módulos según tus necesidades, sin obligarte a pagar por lo que no usas. Y dispones de una prueba gratis de 14 días. Y ss así, SOLO pagas por lo que usas.
Párate un momento a pensar no solo en empezar a bajo coste sino que pasará cuando adoptes el CRM y te veas ya inmerso en su uso. ¿Como será el escenario de precios?
Factores clave para elegir la mejor alternativa a HubSpot
La elección del CRM adecuado depende de varios factores específicos de tu negocio:
Evaluación según el tamaño y tipo de negocio
No todas las soluciones encajan igual en diferentes tipos de empresas:
Startups y freelancers
Necesitan comenzar rápido, sin grandes inversiones iniciales ni largos procesos de implementación. Clientify ofrece una curva de aprendizaje mínima, ideal para quien necesita resultados desde el primer día.
Y dispones de decenas de recursos para ayudarte y un servicio de Implementación a tu medida.
Pymes con equipos comerciales establecidos
Requieren un equilibrio entre funcionalidad y simplicidad. Un CRM como Clientify proporciona herramientas potentes sin necesidad de un equipo técnico dedicado.
Empresas en expansión
Buscan soluciones que puedan crecer con ellas sin multiplicar exponencialmente los costos o la complejidad.
Comparación de costos y modelos de pago
De nuevo volvemos a hablar de los costes y modelos de pagos, siempre constatamos en las demos y durante la prueba gratis lo importante que es.
Unos consejos:
No te fijes solo en la cuota mensual, sino también en implementación, formación, posibles desarrollos adicionales y el tiempo de tu equipo. El coste de tiempo también es importante.
¿Qué va a suceder cuando añadas más usuarios o contactos? Como crecer es tu objetivo (y el nuestro que lo hagas con Clientify) nosotros hemos decidido no aumentar su precio. Cuando analices nuestras tablas de precios verás que prácticamente todas las opciones están en “ilimitado”.
¿Y el ROI (retorno de la inversión? Un CRM más económico que no se adapte a tu crecimiento puede acabar siendo más caro que una solución con un precio ligeramente superior pero que ya te permita arrancar con buen motor en marcha.
Importancia de la curva de aprendizaje y soporte técnico
Al principio todo parece muy bonito y sencillo pero tarde o temprano una vez aprendida la herramienta hay que adaptar tu forma de trabajar a ella o al revés. Entonces pueden surgir dudas operativas y para eso el Dpt. de Soporte el clave.
Una de las preguntas que más nos hacen es ¿Cuánto tardará mi equipo en dominarlo? Clientify está diseñado para ser intuitivo desde el primer momento, reduciendo la resistencia al cambio pero aún así es normal que tengas dudas.
El consultor que te atiende desde el primer momento te ayudará con esa incertidumbre.
El soporte técnico está en español y personalizado marca la diferencia. Es 24/7 y atendemos en minutos; no 60 ni 90, en menos de 15 minutos está nuestra media.
Y además dispones de recursos de aprendizaje super accesibles como tutoriales, guías, una Comunidad de usuarios activa y formación que realmente ayudan a tu equipo a sacar el máximo partido de la herramienta. Y si quieres que te ayudemos a configurarlo dispones de un sistema de Implementación a tu medida.
Migración de HubSpot a Clientify
El cambio puede dar vértigo, pero con la estrategia adecuada es mucho más sencillo de lo que parece:
Cómo exportar datos de HubSpot sin perder información
Tus datos son el tesoro de tu empresa, así que hay que tratarlos con cuidado:
El proceso está guiado paso a paso: dispones de una Integración para que hagas la transferencia de datos automáticamente entre Clientify y Hubspot.
Tienes que contemplar algunos puntos como el mapeo inteligente de campos: para que cada dato aterrice exactamente donde debe, conservando la estructura y relaciones de tu información.
Es decir que al pasar los datos de una tabla a otra debes indicar como se llamaba ese campo en Hubspot y como se va a llamar en Clientify (pista: normalmente se llaman igual pero conviene revisar) .
Y una vez hecho este proceso dedica algo de tiempo a una verificación post-migración. Comprueba y asegúrate que todo se ha transferido correctamente antes de dar el salto definitivo. Como las suscripciones no acaban de un dia para otro tendrás tiempo de sobra.
Lo importante es que mantengas la productividad tras la migración desde Hubspot, nos hemos preocupado especialmente de eso.
Estrategias para una transición sin afectar la productividad
El objetivo es que el cambio sea suave y no afecte a tu operativa diaria así que planifica una migración por fases, comenzando por los datos menos críticos y avanzando gradualmente hacia la información más sensible.
Seguramente, y es muy razonable, habrá un periodo de coexistencia, mantén ambos sistemas funcionando en paralelo durante un breve periodo para asegurar una transición sin sobresaltos.
Y en paralelo mantén una formación previa a la migración. Vete capacitando a tu equipo en la nueva solución antes de hacer el cambio definitivo para que ya estén familiarizados con la nueva interfaz. Aquí te dejamos unos consejos:
Consejos para capacitar al equipo en un nuevo CRM
El éxito de que hayas elegido bien un CRM también depende en gran medida de la adopción por parte del equipo. Por lo que plantear una formación adaptada a cada departamento es importante.
Los dos equipos más impactados suelen ser Marketing y Ventas. Y también Atención al Cliente, la formación debe contemplarlos.
Viene muy bien tener identificados a lo que llamamos “Embajadores internos”, suelen ser los usuarios más entusiastas, o más asertivos tecnológicamente, y deben echar una mano que ayuden a sus compañeros durante la transición.
De todas formas al final la mejor forma de aprender es haciendo por lo que organizar sesiones prácticas con casos que conozca toda la empresa y que se adapten a la nueva herramienta es uno de las mejores palancas para la migración.
Ejemplos de clientes que pasaron de HubSpot a Clientify
Estos son algunos de los efectos de empresas en sectores que tomaron la decisión de utilizar Clientify como alternativa a Hubspot. Los conocemos bien porque les ayudamos en el tránsito.
Por protección de datos no podemos dar nombres pero si ponemos el sector.
Educación y formación
El sector educativo tiene en Clientify un aliado para la captación y retención de estudiantes porque para los procesos de comunicación y automatización de información de cursos o avisos lectivos es muy sencillo de implementar. Aquí tienes dos ejemplos.
- Academia Online de Idiomas: redujo sus costes de CRM en un 40% y mejoró su ratio de conversión gracias a secuencias de email marketing más efectivas y personalizadas.
- Centro de Formación Profesional: hizo un seguimiento de los contactos que solicitaban información por WhstApp y gracias a eso aumentó sus matrículas en un 25%. Trabajaron con con recordatorios automáticos que dispararon la asistencia a eventos como jornadas de puertas abiertas por ejemplo.
Industria y manufactura
Los negocios industriales valoran especialmente la simplicidad y robustez, no son muy dados a un marketing intensivo pero si a tener políticas comerciales muy establecidas:
- Un fabricante de componentes industriales y su equipo comercial, poco aficionados a las herramientas digitales, adoptó Clientify en tiempo récord gracias a lo fácil de su interfaz. Solo tardaron un mes en usarlo con soltura y abandonar las hojas de cálculo con las que trabajaban.
- Un distribuidor de maquinaria agrícola trabajó la segmentación de sus clientes por sectores auxiliares y tipo de pedidos (y ticket medio), También inició campañas de email marketing ya que solo hacían envíos puntuales. Aumentaron la tasa de apertura en un 30% ajustando los mensajes según la segmentación.
Comercio electrónico
El ecommerce requiere integraciones potentes y automatización eficiente. Con Hubspot el coste es de más de 40$ € al mes, con Clientiify es gratis.
- Una tienda de moda sostenible integró su tienda online en Prestashop con Clientify y automatizó campañas post-compra que incrementaron las ventas recurrentes en un 22%. No solo se trata de trabajar con el carrito abandonado.
- Un marketplace de productos artesanales implementó secuencias automáticas para carritos abandonados. No tenían en WordPress por lo que simplemente se conectaron con Clientify y utilizaron la que viene por defecto. En el primer trimestre recuperaron un 15% de ventas que antes se perdían.
Informática, telecomunicaciones y software
El sector tech aprecia las soluciones bien diseñadas y la facilidad de integración pero a veces en casa de herrero, cuchillo de palo por lo que hay que aportar soluciones tecnológicas rápidas y fiables. Y ligeras.
- Una desarrolladora de aplicaciones móviles unificó la gestión de proyectos y clientes en una sola plataforma, mejorando la comunicación entre departamentos. En vez de ir cada unidad por su lado trabajaron de forma conjunta (y en orden gracias al flujo de trabajo). Pudieron hacer más trabajo sin incrementar el gasto de personal.
- Un proveedor de servicios cloud automatizó su proceso de onboarding, reduciendo el tiempo de activación de nuevos clientes en un 30% y mejorando la satisfacción inicial. Se consigue con buenos formularios, sencillos de crear e implementar en la web.
Agencias de marketing
Las agencias encuentran en Clientify un aliado para gestionar sus propios clientes,ya que la diferencia de precio con Hubspot es más que notable:
- Una agencia de Marketing digital implementó un sistema de seguimiento que redujo el tiempo dedicado a reportes en un 40%, liberando horas para tareas de mayor valor. Se pueden tratar las oportunidades como “entregable” y así llevar un control de todo lo que se realiza en una agencia.
- Una consultora de estrategia SEO mejoró la coordinación entre consultores gracias a la visibilidad compartida del historial de cada cliente. Y su seguimiento de facturación también mejoró.
Agencias de viajes
El sector turístico, uno de nuestros principales clientes se beneficia especialmente de la gestión personalizada que te permite hacer un CRM.
- Agencia de viajes a medida implementó campañas segmentadas según destinos anteriores de sus clientes que incrementaron las reservas de viajes repetidos en un 28%. Según se sucedían las temporadas, y gracias a envíos segmentados de destinos a sus clientes no solo les recordaban su existencia como agentes de viajes sino que les inducían a solicitar información para próximos viajes.
- Un operador de tours culturales centralizó toda la información de reservas y preferencias vía formularios en su landing pages. Mejoró la experiencia del cliente y redujo errores en la gestión de reservas de forma manual utilizando también el agendamiento de reuniones para que le reservaran espacios.
Salud, belleza y bienestar
Un sector donde la relación personal es clave, no solo para tratar al cliente como paciente sino para formarle en cuidados más allá de solo reservar citas:
- Una cadena de centros de estética colombiana automatizó recordatorios y seguimientos post-tratamiento, reduciendo las cancelaciones en un 35%, y de nuevo evitaba errores manuales en la generación de reservas.
- Una clínica de nutrición española implementó un sistema de seguimiento automatizado que mejoró la adherencia a los programas y aumentó la retención de clientes. Trackeaba las páginas de sus tratamientos en la web y enviaba documentación adicional sobre nutrición a clientes que no lo esperaban pero lo agradecían con su fidelidad.
Servicios profesionales
Abogados, consultores y otros profesionales necesitan sistemas fiables y confidenciales. Son empresa con mucha necesidad de gestión de clientes y con habilidades de marketing muy limitadas
- Un despacho de Abogados mejoró la asignación de casos entre el equipo y el seguimiento de expedientes y firma de documentos con Firma digital, redujo el administrativo y al llevar un mejor registros de tareas pudo aumentar las horas facturables.
- Una asesoría fiscal automatizó los recordatorios para fechas clave de presentación de impuestos. Esto hizo que los empleados no perdieran el tiempo en reclamar una y otra vez los historiales y la percepción del cliente era que lo tenían todo bajo control.
Entonces ¿Cuál sería la mejor alternativa a HubSpot para ti?
Después de este recorrido por las alternativas a HubSpot, la conclusión creemos que está clara: no existe una solución única para todos.
La elección perfecta depende de tus necesidades específicas, el tamaño de tu empresa y tus objetivos de negocio. Esperamos haberte ayudado.
Sin embargo, si buscas un equilibrio entre potencia, facilidad de uso y precio razonable, Clientify se perfila como una opción muy asequible y accesible.
Insistimos en que solo pagas por lo que usas, te ayudamos en el arranque y siempre estamos a tu lado.
¿Estás cansado de pagar por funcionalidades que nunca usas? ¿Quieres un CRM que tu equipo adopte sin resistencia y que realmente impulse tus ventas y marketing?
No sigas pagando de más por menos. Tu equipo merece herramientas que les faciliten el trabajo, no que lo compliquen.
La decisión es tuya. ¿Seguirás adaptándote a una herramienta que no se adapta a ti, o darás el paso hacia un CRM diseñado pensando en negocios como el tuyo?
Venga, anímate, hablemos.