Author: Camila Vázquez

Te pongo un poco en contexto por si te saltaste el post donde explicamos todo sobre la Firma electrónica.

La Firma electrónica se convirtió en una herramienta indispensable para cualquier tipo de empresa ya que es una forma segura, rápida y legal de firmar documentos online, garantizando la identidad del firmante y del contenido del archivo.

“Firma electrónica” en Clientify

Ya sabes que los desarrolladores de Clientify no quieren quedarse quietos un segundo y es por eso que ahora crearon una nueva funcionalidad para que, desde esta plataforma que unifica todas las acciones de comunicación, marketing y ventas que tu empresa realiza, también ahora puedas enviar documentos para que tus clientes, proveedores y colaboradores, los firmen digitalmente.

En el panel de esta funcionalidad vas a tener acceso a un listado con todas las carpetas que hayas generado, permitiéndote editarlas, eliminarlas o crear nuevas.

Además, en este panel se visualizan todos los documentos que hayas creado para solicitar su Firma electrónica, detallando nombre, fecha de creación y, al poder ver la información en tiempo real, también te permitirá ver en qué estado se encuentra el documento (en progreso, borrador, firmado o rechazado).

Genera y envía tu solicitud de firma

Paso 1: Iniciar solicitud de firma

Para iniciar una nueva solicitud de firma, lo primero que tienes que hacer es ingresar al módulo de Firma electrónica y seleccionar el botón “CREAR NUEVO DOCUMENTO”.

En éste podrás ver las dos alternativas que Clientify te ofrece: 

• Por un lado, esta plataforma te permitirá iniciar el proceso de creación de solicitud seleccionando un archivo que ya tengas creado anteriormente.

• En el caso que el documento no esté generado, vas a poder crearlo, sin salir de Clientify, utilizando una plantilla.  

Paso 2: Elegir a los firmantes

Llegó la hora de definir quién tiene que firmar el documento y Clientify, también te da tres opciones en este paso: 

• Puedes elegir que el firmante pertenezca a tu organización; pero ten en cuenta que este usuario tiene que si o si tener acceso a Clientify para poder firmar.
• Que el firmante sea un contacto externo a tu empresa.
• Que tú mismo vayas a firmar el documento.

Por otro lado, el sistema te permite solicitar información extra a la hora de firmar, debiendo completar, además de la firma, las iniciales, nombre, fecha, entre otros.  

¿Recuerdas las carpetas que mencionamos al principio de este post? Bueno, una vez hayas definido a los firmantes, vas a guardar el documento dentro de Clientify, permitiéndote elegir una carpeta para ayudarte a mantener todos tus archivos bien organizados.

Paso 3: Configurar el proceso de firma

Este paso es uno de los más importantes ya que es aquí cuando empiezas a personalizar el correo para que todos los participantes reciban la información y las indicaciones de firma de manera clara. 

• Lo primero que tienes que hacer es definir un asunto relevante para que las personas involucradas no perciban a este mail como SPAM.

• Como segundo paso, Clientify te brinda un mensaje predeterminado que puedes utilizar como cuerpo del correo, pero sin ningún problema, puedes escribirlo y así mantener tu estilo e imagen de marca.

• Además, tienes la opción de agregar “observadores”, que serán aquellas personas que tienen que estar al tanto del proceso y estado de firma, pero sin que ellos mismos tengan que firmarlo.

• Otra de las cosas que puedes definir en esta configuración es el orden en que se tiene que firmar el documento. 

En el caso que establezcas un orden específico, el correo se enviará a la persona que primero tiene que firmar, para poder echarle un vistazo y, una vez firmado, le llegará el mail con las instrucciones de firma, al próximo firmante.

Ten en cuenta que, si no defines este orden, la solicitud de firma se les enviará a todos en el mismo momento.

• Cómo último paso de esta configuración, tendrás la posibilidad de enviar recordatorios automáticos por mail o WhatsApp solicitando la firma, establecer una fecha límite, dar la posibilidad de rechazar la firma del documento y seleccionar un método de autenticación, ya sea enviando un código por email o WhatsApp, para reforzar la seguridad de firma.

Paso 4: Seguimiento en tiempo real

Desde el panel de control de Firma electrónica de Clientify accedes al estado del documento en tiempo real.

De esta manera tienes una visibilidad clara del progreso y así evaluas qué acciones de seguimiento definir en caso que sean necesarias. 

Los estados en que puedes encontrar al documento son:

Borrador: este documento todavía no salió de Clientify ni fue enviado para su firma

En progreso: Ya se envió, pero todavía tiene pendientes una o varias firmas

Firmado: Cuando todas las firmas que eran necesarias se completaron

Rechazado: Siempre y cuando hayas habilitado esta opción, se verá en este estado cuando alguno de los firmantes rechace el documento.

Para tener una visión más detallada, desde esta funcionalidad también podrás ver quien recibió y vio el documento, que firmante completó su proceso y quién está pendiente de hacerlo. 

Paso 5: Firma del documento

Una vez que el receptor de este correo haya ingresado al documento, tendrá distintas opciones para plasmar su firma:

• Dibujar la firmar con el cursor
• Elegir un tipo de fuente y escribir su nombre completo
• Subir una imagen de su firma

Además, para validar la firma, el sistema recolecta automáticamente los siguientes datos:

• Fecha y hora en que se realizó la firma
• Dirección IP para verificar la ubicación durante el proceso
• Geolocalización, solo si está habilitada en el navegador del firmante

Y, una de las cosas más importantes de esta funcionalidad es que una vez que la persona haya completado su firma, el documento se bloquea para evitar que éste sea editado.

Paso 6: Generación del documento final

Una vez que todas las personas involucradas hayan firmado el archivo, Clientify genera un documento final donde quedará registrada toda la información de firma y es este documento el que tendrá la validez legal que se necesita.

Una vez que el documento se haya generado, se enviará por correo a todos los firmantes, dándoles la posibilidad de descargarlo en formato PDF.

Además, al estar todo centralizado y unificado en Clientify, tu empresa asocia este documento a un contacto u oportunidad dentro de tu CRM y siempre está localizable para cualquier trámite o consulta.

Optimiza tu tiempo de trabajo con las plantillas de Clientify

Como hemos mencionado en el primer paso, lo mejor de esta herramienta es que podrás crear plantillas de aquellos documentos que envías recurrentemente pero que, además, podrás editar únicamente con la información que sea necesaria.

De esta manera, tu empresa tendrá un formato único para cada uno de los documentos que necesiten ser firmados; para así reducir los errores y mejorar los tiempos de trabajo de tus equipos.

Para eso estamos, Clientify está pensado y diseñado para hacerte más simple el día a día. 

Si quieres asegurarte de lo sencillo que es firmar un documento online, tienes 14 días de prueba para poner en marcha esta funcionalidad dentro de nuestra plataforma.  

Y…si te queda alguna duda, también puedes acceder nuestro artículo de ayuda.

No importa el sector al que pertenezca tu empresa, estoy segura que cuando los comerciales terminan las reuniones con los interesados, salen más que entusiasmados y seguros de que el producto o servicio que ofrecen está vendido.

Tuvieron una gran conversación, entendieron como tu empresa va a resolver sus problemas y tienen el presupuesto perfecto para invertir en una solución como la tuya.

Y aunque es inevitable que algún que otro cliente se caiga a último momento, cuanta más clara tengan la oferta, más probabilidades de cerrar la venta tendrás.

Y como la realidad es que las palabras se las lleva el viento… ¿Qué mejor manera de incentivar al cliente a decidirse, al ver todo plasmado en una propuesta comercial?

¿Qué es una propuesta comercial?

Una propuesta comercial no es solo un documento con fotos y precios.

Es tu carta de presentación, es el resumen de cómo tu producto o servicio va a ayudar al cliente a alcanzar sus objetivos.

Además, lo importante de ésta, es diseñarla de una manera simple pero sumamente personalizada para demostrarle al lead que no es uno más en el montón.

Es por eso que es una herramienta sumamente poderosa y es necesario utilizarla en los últimos pasos del proceso de decisión.

Utiliza la IA de Clientify para crear propuestas comerciales

Si con nuestra plataforma es sumamente fácil crear estos presupuestos, imagínate ahora que tienes la ayuda de la inteligencia artificial para redactarlos y diseñarlos.

Con esta nueva funcionalidad puedes:

• Definir la estructura, colores, letra y logo de la propuesta para mantener tu imagen de marca.
• Crear texto con ayuda de la IA que detallen información de tus productos, servicios o lo que sea necesario plasmar para tu empresa (como términos de compra, políticas de privacidad, plazos de entrega, entre otros).
• Agregar videos o imágenes que incentiven al contacto a no quedarse con las ganas y así termine comprando lo que tanto desea.
• Solicitar una firma como constancia de aceptación de la propuesta.
• Agregar los productos que tengas vinculados a Clientify para que se reflejen en la propuesta comercial, detallando sus precios, intereses, impuestos y hasta descuentos.

¿Por qué implementar esta nueva funcionalidad de propuestas comerciales IA?

Sabes que cerrar una venta hoy en día no es tarea fácil. Los clientes tienen un ritmo mucho más rápido que antes, lo cual significa que, si no das respuestas asertivas en el momento adecuado, éstos se dan media vuelta y sin pensar mucho eligen a otra compañía.

Por eso, las plantillas que ofrece Clientify y la herramienta de IA te ayudará a ahorrar el tiempo necesario para que tus equipos de trabajo puedan dedicarlo a aquellas tareas que si o si requieren un mayor esfuerzo.

Además, el tener toda la información, las interacciones y las oportunidades de venta del contacto centralizadas en la la ficha de contacto de Clientify (junto con toda la documentación de la venta, te sirve para diseñar propuestas sumamente personalizadas, logrando generar una confianza que tiene grandes probabilidades de que termine en una venta exitosa.

Ten en cuenta una cosa…no te confíes, porque cerrar una venta no es solo tener reunión y esperar a que el cliente haga el pago del producto o servicio a través de la propuesta comercial.

Para convertir a los interesados en clientes debes estar atentos a todas las dudas que tengan y estar atrás de ellos haciéndoles seguimiento.

Como mencionamos anteriormente, lo bueno de Clientify no es solo tener todo el historial del contacto centralizado en una única plataforma, sino que también te permite enviar mensajes de WhatsApp, correos electrónicos o generar tareas de follow-up, de manera automática.

Ejemplos de propuestas comerciales por sector

Educación y formación: 

Desde Clientify creas plantillas con ayuda de la IA para que tus propuestas comerciales, además de incluir la información del curso, detallen todos los beneficios extra que ofrece tu academia. Así no tienes que trabajar extra cada vez que quieras enviar una propuesta.

Industria y manufactura

Estoy segura que esta funcionalidad va a agilizar muchísimo la generación y el envío de los presupuestos que te solicitan los clientes mayoristas.

Lo bueno es que, a éstos, además de mostrar los precios y tasas, les agregas información detallada de cada producto, para así reforzarle al interesado que está a punto de comprar el mejor producto del mercado en esa categoría.

Comercio electrónico

Aunque las ventas de tu tienda online suelen ser automáticas, vas a poder diseñar una oferta comercial sumamente personalizada para aquellos pedidos especiales. Deja que la IA lo haga por ti.

Informática y software

La IA de esta herramienta te será de gran ayuda a la hora de que quieras enviar una propuesta comercial a aquellos contactos que no son tan tecnológicos y que necesiten, además de los precios, que les detalles de manera simple cómo funcionan tus servicios.

Agencias de marketing

No creas que las propuestas comerciales solo sirven para mostrar los precios.

Con la IA de Clientify vas a poder diseñarlas de manera llamativa e incluyendo un detalle de los resultados que obtendrá el cliente siempre y cuando contrate el servicio de marketing que estás cotizando.

Agencias de viajes

No sabes las horas que te ahorraras enviando las propuestas comerciales de tus paquetes turísticos desde Clientify.

Cuando llegue el momento de enviar una cotización, ya tendrás toda la información e imágenes incluidas en la propuesta y solo faltará que incluyas los precios.

Salud y belleza

Usa esta funcionalidad para mostrarle al paciente que su próxima sesión está al alcance de sus manos, ofreciéndole un descuento para que no le ponga un freno a su tratamiento médico.

Servicios profesionales

En esta propuesta comercial, los miembros de tu consultora van a poder incluir su experiencia profesional, alcance del servicio que quiere el contacto contratar, objetivos a lograr y resumen de honorarios.

Clientify y la IA juntos

Ten en cuenta que ya no es una simple cotización o presupuesto.

La funcionalidad de propuestas comerciales hará que tus equipos ganen agilidad, pero también los ayudará a cerrar aquellas ventas más complejas al poder incluir información extra y sumamente personalizada.  

Súmate a la prueba gratis que ofrecemos durante 14 días y fíjate la gran propuesta comercial que puedes hacer en tan solo unos minutos.