Category: Casos de éxito

Metropoli SA, es una constructora con una importante tradición, experiencia y reconocimiento en Barranquilla y el Caribe Colombiano.

La empresa y sus socios tienen una experiencia de más de 40 años en todos los ámbitos de la construcción.

Metropoli cuenta con experiencia en proyectos Comerciales, Educativos, Oficinas, Residenciales, de Salud, Turismo, Bodegas e Infraestructura.

El problema que tenía la empresa:

La empresa tenía la necesidad de organizar la administración y el manejo comercial de sus leads y contaban con un CRM mucho más costoso que no se lo permitía, al igual que la necesidad de integrar los procesos de mercadeo para aprovechar al máximo las inversiones publicitarias.

Solución:

Desarrollamos un proyecto en fases que incluyó: 

• Configuración del CRM: Se configuró desde cero el CRM incluyendo la configuración de usuarios, correos, Flujos de trabajo, Inbox, Chatbot, Integraciones con landing page, integraciones con página web, integraciones con plataformas de pauta y campañas, creaciones de embudos de venta personalizados, Buyer personas, y lead scoring.
• Capacitación: La base de nuestro servicio es entregar un CRM completamente configurado y funcional, pero con un proceso de acompañamiento educativo que le permita a cada cliente aprender a usar Clientify como un experto, así que capacitamos a todo el equipo de mercadeo, ventas y administrativo para que lograran por si mismos sacar el mejor provecho del mismo.
• Creación de proceso y estrategia de ventas: Diseñamos para el cliente un proceso de ventas integrado 100% con todas las herramientas del CRM al que llamamos 3×3, que les permitió administrar de una forma más eficiente cada lead generado en campañas y automatizar los procesos de seguimiento.
• Acompañamiento: Por último, definimos con el cliente un proceso de acompañamiento y soporte periódico para identificar oportunidades de mejora en el que revisamos mes a mes resultados y nuevas estrategias de optimización.

Para resumir un poco los resultados, creamos procesos completos de automatización y seguimiento que nos permitieron mejorar el ROAS general de todas las campañas, logrando unos ROAS promedio de entre 20 y 35. Además de dejar un proceso comercial estandarizado y diseñado para el seguimiento y cierre de ventas efectivo.

El aumento de ROAS representó una facturación promedio de $7.250´000.000 con pauta de Meta y un promedio de $3.900´000.000 en Google Ads.

En procesos de recuperación con automatizaciones de Clientify (Correos y Whatsapp), alcanzamos a lograr meses de $2.100´000.000.

Aprendizajes:

Entendimos que todas las empresas tienen un reto enorme al ingresar al mundo de un correcto uso de CRM, pero identificando los dolores de cada quien se puede diseñar un proceso a la medida que permita sacarle el mejor provecho a la herramienta.

También reforzamos las bases de nuestros servicios al darnos cuenta que una completa y correcta configuración de la herramienta junto con un proceso de educación en la misma son la combinación perfecta para el éxito.

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¿Qué problema tenía la empresa?

El departamento de admisiones de Gimnasio Moderno Montessori estaba llevando muchos procesos manuales que representaban demasiado tiempo operativo, de igual manera tenían demoras en la contactabilidad de los contactos.

Ese año el Colegio entró en un proceso de mezcla, era un colegio masculino y ahora están recibiendo niñas desde preescolar, esto quiere decir que los leads que recibían se cuadruplicaron haciendo necesaria una plataforma que pudiera automatizar estos procesos manuales. 

La empresa no recibía leads/contactos calificados. Se debían hacer demasiados esfuerzos para obtener nuevos leads, lo que desgastaba al equipo comercial.

Luego de la pandemia esto se acentuó,  entonces la empresa se dio cuenta de que necesitaba una solución para poder resolver este problema de manera urgente.

Contrató a la  agencia de Marketing y comenzaron a realizar una estrategia con foco en la parte alta del embudo, o sea, para atraer nuevos clientes.

La agencia le sugirió Clientify para poder realizar acciones de marketing concretas y como no tenían CRM que los ayude a medir los resultados implementaron el CRM.

Solución

Glow Digital había trabajado con el colegio en campañas digitales para generación de leads y sugirió el uso de clientify para gestionarlos y agilizar el proceso de admisiones.

Se implementó el CRM reemplazando el archivo de excel donde llevaban el récord de los aspirantes, lo cual organizó el trabajo y estandarizó los procesos.

Gracias a la plataforma se ha podido dar respuesta a tiempo a todo el proceso desde el primer contacto llegando con comunicaciones de impacto en cada uno de los medios, automatizando las respuestas en cada una de las etapas del embudo, y arrojando data de valor para la toma de decisiones y mapeo del proceso.

De esta forma los aspirantes y las familias se sienten mejor atendidas ya que reciben la información de admisiones a tiempo y el departamento de admisiones se enfoca en los criterios de selección de las familias, en vez de el trabajo operativo.

De igual manera se perfecciona cada vez más la estrategia y se identifican oportunidades de automatización para para el aprovechamiento de la plataforma.

Aprendizajes

El principal aprendizaje fue organizar el proceso de admisiones en la plataforma y las comunicaciones según el embudo para obtener mejores resultados a la hora de cerrar matriculados.

En palabras de Glow Digital:

De la misma manera la inmediatez de las comunicaciones ha jugado un papel fundamental en la toma de decisiones de las familias de los aspirantes, dando una percepción de organización, mejora contínua y automatización de procesos.

Clientify nos ha proporcionado una clara organización de los leads que ingresan, permitiéndonos tener un seguimiento desde el punto cero hasta la matrícula.

Esto nos ha permitido identificar quién es el perfil que llega, de dónde está llegando, clasificarlo y mantener una relación personalizada para generar estrategias puntuales según las necesidades del mercado.

En muy poco tiempo, en solo 3 meses, hemos podido atender a más de 690 familias, lo cual es un número muy importante. Hemos logrado congregar grupos grandes de interés en las charlas informativas, gracias también al sistema que estamos utilizando.

Las bondades de la plataforma incluyen que el cliente queda registrado desde su inicio hasta el final. Podemos tener la historia completa: si nos contactó por email, por teléfono, y las conversaciones quedan grabadas.

Luego, cualquier persona puede ver cuál es la gestión que se puede realizar desde el área de admisiones, para tener un control casi absoluto sobre los interesados hasta llevarlos a su matrícula, que es cuando necesitamos tener resultados favorables.

Sirve también para ir haciendo cálculos estimativos financieros de lo que cada familia representa. En este momento, no está unido con el área financiera, pero ojalá pronto lo podamos hacer. Tiene una probabilidad de crecimiento dentro de las diferentes áreas del colegio.

Esta es una gran ventaja porque, a futuro, se van a alinear varios departamentos que tendrán una sola base de datos para los diferentes fines y el conocimiento de todo el proceso: cómo se inicia, en qué va, cuál es su momento de vida durante todo el túnel de conversión hasta llegar a la matrícula final.

Los principales KPI´s en los que hemos visto crecimiento son:

• Inmediatez en las comunicaciones lo que hace que se perciba un mejor servicio al cliente.
• Incremento de matriculados Montessori en un 59.38%
• Incremento de matriculados preescolar en un 17.20%.
• 700 Leads gestionados en 3 meses por 1 sola persona en cada una de las comunicaciones y etapas del embudo. 

Un éxito de campaña bien enfocada con la herramienta adecuada

Este es un gran ejemplo de como una organización enfocada en la formación saca partido de una herramienta todo en uno de Marketing, Ventas y Comunicación como Clientify.

Si te interesa saber más puedes contactarnos o directamente hacer una prueba, asistida, de 14 gratis sin compromiso.

¡Te esperamos!

¿Qué problema tenía la empresa?

El CDAV (Centro Diagnóstico Automotor del Valle) es un centro que presta servicios de apoyo a la movilidad y seguridad vial en Colombia que se enfrentaba a varios desafíos relacionados con la integración de sus fuentes de ingresos de clientes y la optimización de su sistema de agendamiento.

En particular, el principal problema era la falta de un sistema centralizado que conectara las diferentes fuentes de clientes con su equipo de contact center, lo que resultaba en una gestión fragmentada y poco eficiente.
También necesitaba automatizar su proceso de marketing, lo que incluía la implementación de embudos de conversión que permitieran un seguimiento detallado de los clientes en cada etapa del proceso.
Además, esto también abarcaba la necesidad de estrategias de retargeting específicas para sus servicios, la implementación de un sistema CRM, campañas de Paid Marketing y una estrategia sólida de marketing de contenidos.

¿Cómo lo solucionamos?

La empresa se apoyó en la agencia de marketing Taggi para abordar estos desafíos por su experiencia con Clientify.
Taggi implementó el CRM de Clientify que les permitió integrar todas las fuentes de ingresos de clientes (web, WhatsApp, landing pages de conversión, mensajes directos en Instagram, Messenger de Facebook, formularios de Meta Ads y códigos QR distribuidos en las diferentes sedes del CDAV). Al centralizar todas estas fuentes en un solo canal, lograron que el equipo comercial del contact center pudiera hacer un seguimiento preciso y eficaz de cada cliente.

Además, automatizaron varios procesos clave, como las notificaciones de citas y transacciones a través de email marketing y WhatsApp, lo que mejoró significativamente la eficiencia operativa.

También desarrollaron y ejecutaron campañas de marketing y retargeting, utilizando audiencias personalizadas y herramientas de automatización para maximizar el impacto de nuestras estrategias. Esto incluyó el uso de email marketing y WhatsApp como canales clave para mantener a los clientes comprometidos y bien informados.

¿Qué aprendizajes tuvimos?

La implementación de estas soluciones en el CDAV brindó valiosos aprendizajes tanto a Taggi como al equipo del CDAV:
– Aumento en el agendamiento de citas: Implementar una estructura de marketing automatizada y centralizada resultó en un incremento del 30% en el agendamiento de citas en el CDAV.
– Mejora en la satisfacción del cliente en un 40%: La automatización y precisión del servicio al cliente mejoraron la satisfacción del cliente y la eficiencia del equipo de contact center.
– Cumplimiento normativo en la migración de datos al 100%: Se aseguró la alineación y cumplimiento normativo de las operaciones comerciales, legales y de marketing mediante la colaboración con áreas internas del CDAV y el uso de API para la migración segura de datos.

¿Por qué elegir Taggi y Clientify?

En Taggi, entendemos que cada empresa enfrenta sus propios desafíos únicos, desde la fragmentación de la información hasta la necesidad de automatizar procesos clave para mantenerse competitivos. Es por eso que con Clientify, uno de los CRM más poderosos y completos del mercado, ofrecemos una solución integral que te permite:

• Centralizar todas tus fuentes de clientes en un solo sistema: página web, WhatsApp, redes sociales, formularios de anuncios y más, todo bajo un mismo techo.
• Automatizar procesos de marketing y ventas, incluyendo notificaciones de citas, transacciones y campañas de retargeting, para que nunca pierdas una oportunidad de conversión.
• Optimizar el seguimiento y la gestión de clientes a lo largo de todo el embudo de ventas, asegurando que cada interacción esté personalizada y dirigida a cumplir tus objetivos de negocio.
• Incrementar tus conversiones y mejorar la experiencia del cliente con herramientas avanzadas de segmentación y marketing automatizado.
  
  

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¿Qué problema tenía la empresa?

El Centro de Psicología Marta Ramo implementó una estrategia de captación de leads a través de Google Ads con excelentes resultados. Sin embargo, enfrentaban dificultades para gestionar estos leads de manera efectiva. El equipo de terapeutas, al estar ocupados atendiendo consultas, necesitaba realizar la primera llamada de contacto de forma muy rápida en el entorno digital. Además, la incapacidad de hacer un seguimiento comercial exhaustivo a tantos leads calificados resultaba en la pérdida de numerosas oportunidades de conversión. El Centro de Psicología Marta Ramo también enfrentaba problemas de tiempo al gestionar las facturas y realizar el seguimiento de los ingresos recibidos. Dado que los pacientes podían pagar a través de múltiples métodos como Bizum, transferencias bancarias, tarjeta y efectivo, resultaba muy difícil rastrear diariamente si se había efectuado cada pago. Otro problema que enfrentaba el Centro de Psicología Marta Ramo era la gestión manual de agendas. Esta situación ocasionalmente resultaba en conflictos de programación, donde dos pacientes se presentaban a la misma hora para su cita.

Contrató a la Consultoría Digital especializada en Growth y empezamos a valorar opciones para la gestión comercial así como el seguimiento automatizado de facturación. En este caso, la Consultora sugirió utilizar Clientify como CRM ya que se adapta muy bien a las necesidades de la empresa y está dentro del presupuesto. Gracias a esta implementación, se ha solucionado el problema tanto de gestión comercial, como de gestión de agendas y de gestión de facturación.

Solución

Contrataron a la Consultoría Digital especializada en Growth, Chameleon Growth, para valorar opciones de gestión comercial y seguimiento automatizado de facturación. La consultora sugirió utilizar Clientify como CRM, ya que se adapta bien a las necesidades de la empresa y está dentro del presupuesto. Gracias a esta implementación, se resolvieron los problemas de gestión comercial, agendas y facturación.

Todo el equipo se volcó en una rápida implementación del sistema. Se contrató el CRM, un sistema ERP fácil de integrar con este CRM, y licencias de Google Workspace para la gestión de calendarios vinculados al CRM. Se diseñó un Daily Journey con los siguientes pasos:

1. Gestión de Leads: Procedentes de diversas vías de captación, con etapas comerciales integrando automatizaciones para facilitar el seguimiento (correos automáticos y flujos de trabajo para crear tareas de seguimiento).
2. Gestión de Agendas: Interna y habilitación de calendarios de reservas para pacientes, permitiendo cancelaciones y reagendamientos en horarios adaptados a los pacientes.
3. Recordatorios de Citas: Envío automático de correos 24 horas antes de la cita, recordando la programación con detalles relevantes (dirección, día, hora, enlace de Meet para sesiones online). Esto ha reducido significativamente las ausencias.
4. Seguimiento de Pagos: A través de un ERP sincronizado con Clientify se ha automatizado todo el seguimiento y, adicionalmente, ahora se cuenta con un sistema de previsiones mensuales y anuales.
5. Gestión de Pacientes: Seguimiento automatizado de los pacientes de que han recibido el Alta por parte de la terapeuta, proporcionando un trato cercano y fomentando el retorno del paciente si es necesario.

Gracias a estas implementaciones, el Centro de Psicología Marta Ramo realizó un seguimiento analítico y decidió aumentar su plantilla, pasando a contar con dos terapeutas. Además, consideraron ampliar su espacio para seguir creciendo con la contratación de nuevas terapeutas.

El volumen de horas no ocupadas ha disminuido un 124%, lo que ha aumentado las horas productivas. El sistema de facturación y declaraciones se ha reducido en un 80%, permitiendo más horas para la productividad y el descanso personal. La tasa de cierre de ventas es del 58% y la recuperación de leads gracias al seguimiento automatizado es del 73%.

Seguimiento de Oportunidades a la fecha:

Flujos de automatización creado hasta la fecha:

Gestión de calendarios: 

De aquí: 

A aquí: 

Aprendizajes

El principal aprendizaje fue tener una claridad en la estrategia y los objetivos finales, dando un paso importante a la digitalización de su servicio.

En ciertos momentos, empezaron a realizar muchas actividades sin tener muy claro el objetivo y se desviaron un poco, llevando a resultados poco significativos. Por eso, decidieron hacer un alto y redirigir las acciones, reevaluando los objetivos y replanteando las necesidades del mercado. Cuando hicieron esto, lograron diseñar estrategias acertadas que dieron muy buenos resultados.

La empresa Centro de Psicología Marta Ramo y la agencia Chameleon Growth obtuvieron 2 aprendizajes fundamentales:

1. La transformación digital del equipo de ventas y terapeutas fue fundamental para el éxito del proyecto. La agencia Chameleon Growth proporcionó formaciones de capacitación para garantizar que el sistema funcionara correctamente y ayudara a medir los esfuerzos de manera rápida y segura. Este proceso destacó la importancia de la integración de tecnología adecuada y la automatización de procesos críticos, lo que liberó tiempo valioso, mejoró la eficiencia operativa y aumentó la productividad del Centro de Psicología Marta Ramo.
2. La elección del CRM y las herramientas adecuadas, demostró ser crucial para adaptarse a las necesidades específicas del Centro de Psicología y ofrecer soluciones efectivas dentro del presupuesto. La implementación rápida y eficiente de estos sistemas permitió resolver problemas urgentes y mejorar significativamente los resultados comerciales y operativos del cliente. Además, el seguimiento analítico detallado facilitado por estas herramientas permitió al Centro de Psicología tomar decisiones estratégicas informadas, como la ampliación de la plantilla y el espacio de trabajo para acomodar el crecimiento continuo.

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¿Qué problema tenía la empresa?

Encontrar un CRM que atendiera las demandas de cada uno de nuestros clientes era muy complejo. Por un lado, encontrábamos soluciones CRM pero que no contaban con módulos adicionales que nos ayudaran a crecer, o incluso que no podían conectarse con otras plataformas. Requeríamos soluciones de mailing, social media o mensajería adicionales a ellas.

Los errores continuos, el alto costo o la complejidad de uso, hacían que los proyectos fueran lentos y que no fueran plataformas de gran utilidad, incluso para los equipos comerciales.

Durante un tiempo fuimos implementadores de Hubspot, pero el cliente se quedaba con el costo de una licencia muy cara de por vida.

Solución

Al conocer a Clientify vimos el potencial de una plataforma robusta con muy buena usabilidad y una interfaz intuitiva que nos permitió hacer que nuestros clientes apreciaran, usaran y desearan conservar para la total trazabilidad y visibilidad de cada acción realizada por SRM.

Al integrar email marketing, Metricool, Whatsapp, Automation, medición de posicionamiento orgánico y dashboards con todo lo que sucede, nos brindó una solución completa, a un excelente costo.

Como toda plataforma en crecimiento tiene detalles que se van solventando y que nos hacen crecer a ambas partes y a nuestros clientes en el conocimiento de la plataforma y del core de negocio.

Aprendizajes

• Contar con visibilidad y trazabilidad de todo lo que sucede es vital para las empresas.
• La data adecuada y el orden en cada proceso son la base del crecimiento.
• Tomar acciones con la información adecuada favorece negocios sanos.
• Una plataforma robusta y de buen costo es excelente para que los negocios prosperen.
• El seguimiento e implementación puntual de la plataforma es el punto de oro para quedarte con ella en adelante.
• Tener partners tecnológicos de alto valor es imperante para solventar los conocimientos de los equipos de trabajo y la tranquilidad de nuestros clientes.
• Equipos felices con plataformas intuitivas y robustas, equipos productivos.
• La ventaja de tener automatizados procesos, es el clave para poner atención en procesos valiosos.

Métricas y logros alcanzados

Dentro de nuestros servicios, ofrecemos la atención y seguimiento a prospectos, de tal forma que los equipos comerciales no tengan que recibir prospectos NO calificados, sino que una vez filtrados, lleguen listos para seguir con la venta.

Dentro de los alcances que hemos obtenido con al menos 3 de nuestros clientes, en el sentido arriba descrito, contamos hasta este momento, en un periodo de 6 meses:

• Incremento en prospectos recibidos:
  • 2,222 que representa un 59.5%
• Incremento en prospectos enviados a venta (SQL):
  • 558 que representa un aumento de más de 74.7% y
  • representan cotizaciones por más de 44.5 millones de dólares.
• Incremento en prospectos ganados:
  • 171 representando un aumento de 69.1% y
  • representan ventas reales 21.3 millones de dólares.

Hemos requerido el uso de la automatización en la mayoría de los procesos de venta,
optimizando la atención a cada prospecto de nuestros clientes, de forma óptima, por los
canales y procesos:

• Email + Email marketing
• Whatsapp API
• Atención directa en redes sociales (DM)
• Uso de chatbots
• Encuestas
• Recordatorios de citas
• Cobranza
• Seguimiento de prospectos
• Seguimiento de ventas
• Asignación por zonas
• Seguimiento de formularios con Analytics
• Redes sociales orgánicas

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INSTINTO se dedica a la producción de ALIMENTO REAL Y ARTESANAL PARA MASCOTAS. Lleva 10 años en el mercado con más de 7.000 mascotas alimentadas y una gestión mensual de más de 1.000 clientes activos. Cada dieta está elaborada a mano con ingredientes cuidadosamente seleccionados, sin aditivos ni conservantes. Proporcionamos a tu mascota una alimentación basada en su naturaleza carnívora, promoviendo su bienestar y vitalidad.

¿Qué problema tenía la empresa?

INSTINTO es una empresa que ha crecido de manera empírica y se encuentra en el punto donde ya es necesario establecer procesos para crecer de manera escalonada. 

Unos de sus principales retos fueron: 

• La administración de datos y gestión de los clientes en una forma unificada.
• Automatización de procesos de seguimiento y labores operativas del equipo comercial 
• Medición del equipo y proceso comercial para poder predecir y analizar con más detalle los ingresos y las métricas del negocio. 
• Realizar una adecuada contactabilidad a los clientes actuales para garantizar la venta recurrente

Solución y Resultados

Se implementó Clientify Inbox + CRM  para la gestión comercial de INSTINTO en el área comercial y de marketing.

• Incrementamos las ventas un 5% mensual desde la implementación. 
• Hemos logrado una consolidación del 70% de la información de los clientes, lo que redujo al 50% el tiempo empleado en cada lead.  
• Hemos implementado el Net Promoter Score (NPS), y el 80% de nuestros clientes han indicado que nos recomendarían a otros, aumentando las ventas. 
• Se estableció una metodología para el equipo comercial clara, documentada y escalable, permitiéndonos tener una visualización del 90% de la operatividad del equipo y aumentar la efectividad en un 50%. 
• Tenemos ahora un administrador de datos y una hoja de vida de cada cliente y su mascota con datos personalizados.
• Administramos mejor la BBDD y realizamos seguimiento a cada cliente de manera automatizada y personalizada.
• Se crearon automatizaciones con flujos de trabajo para clientes y prospectos que eliminaron labores operativas del equipo comercial 
• Se unificó la información de canales de atención chat y RRSS
• Se implementaron Dashboards de medición en Looker Studio para analizar los indicadores de una manera más detallada 
• Se automatizó el proceso de logística a través de la conexión de Zapier y Clientify 

Aprendizajes

1. El proceso de implementación de tecnología requiere tiempo, dedicación y sobretodo adaptación de los equipos a las plataformas, para esto es muy importante un acompañamiento y capacitación constante 
2. Se debe contemplar un plan B siempre ante novedades de la plataforma, temas de migración de línea, base de datos y atención en general con el cliente final. 
3. Es importante mapear e iterar constantemente la plataforma y los procesos y hacer los ajustes de manera rápida para poder llegar al ecosistema ideal adaptando el negocio con la tecnología. 
4. Tener un plan de acción claro para el seguimiento de la metodología y medición de indicadores, con el fin de que sí se use para tomar decisiones estratégicas del negocio.

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