Category: Servicios profesionales

Todo estudio contable sabe que la comunicación con sus clientes tiene que ser ordenada y acorde a los servicios por los que ellos se interesan. 

Las relaciones eficientes no se basan sólo en presentar balances ni en hacer declaraciones de impuestos, sino en comunicarse de manera personalizada con cada uno de los clientes para así construir relaciones a largo plazo.

Y para esto, es necesario que tu estudio contable cuente con un CRM que te permita conocer a tu base de datos, crear flujos de acciones automatizadas y hacerles un seguimiento cercano.

¿Cuál es el primer paso que tienes que poner en marcha para una eficiente estrategia de comunicación?

Implementar un CRM como Clientify te va a permitir tener unificada toda tu base de contactos y, toda la información que tengas centralizada en campos, etiquetas, oportunidades, productos, entre otros, te ayudará a segmentar a tus clientes para entenderlos y así diseñar cada una de tus comunicaciones.

Por ejemplo, como asesoría contable, es muy probable que tengas de clientes a empresas de distintos tamaños.

Por eso Clientify te permite segmentar a tus clientes en base a la cantidad de empleados o a la facturación anual que tengan, para así entender qué tipo de necesidades puede llegar a tener cada una de éstas.

En el caso de empresas que solo tienen 10 empleados, van a contactarte para que los ayudes a preparar la documentación semestral.

Y las empresas más grandes que cuentan con más de 50 empleados van a requerir de una comunicación más constante para solventar dudas complejas.

-Otro tipo de segmentación que Clientify te permite hacer es según el servicio contable que tus clientes te hayan contratado o por los cuales los contactos se hayan interesado.

Aquellas personas que están recién inscriptas como autónomos te van a contactar para conocer un poco más los servicios de asesoramiento general que brindas, para las presentaciones que en esta categoría tienen que hacer. 

¿Cómo crear mensajes personalizados?

Una vez que tengas segmentada a tu base de datos, vas a empezar a crear cada una de las comunicaciones.

Clientify te permite crear cada una de las plantillas de correo electrónico y enviarlas de manera automática al cliente correspondiente. Tienes la opción de diseñar tus plantillas desde cero o de utilizar las que tienes disponibles en Clientify como base y luego ir editándolas a la imagen y características de tu empresa.

Pero también, Clientify te permite enviar comunicaciones por WhatsApp.

 A diferencia de los correos electrónicos, las plantillas de este canal de mensajería las tienes que crear directamente en la página de meta y una vez que estén aprobadas, las tendrás disponibles para enviar a través de tu CRM.

¿Cómo automatizar las comunicaciones según el segmento del cliente?

Tal como mencionamos anteriormente, Clientify no solo te permite segmentar a tu base de datos y diseñar las comunicaciones, sino también enviarlas de manera automática.

Para esto, vas a definir distintos flujos de acciones automáticas para así comunicarte de manera efectiva con tus distintos clientes y hacerles un seguimiento personalizado.

Siguiendo con los ejemplos que mencionamos anteriormente, a todos aquellos autónomos que te comentaron que están recién inscriptos y se interesaron por tu servicio de asesoría general, les vas a enviar un correo con los primeros pasos a seguir que tienen que hacer una vez registrados y a los 5 días, si el mail fue abierto, pero no se hizo clics en el link el cual le enviaste, se le mandará de manera automática un mensaje de WhatsApp con tu agenda para que pueda pactar una reunión de dudas. 

En el caso que la persona decida agendar esta reunión, se le asignará al contacto una etiqueta con el detalle de “1era reunión autónomo” y su oportunidad de venta pasará automáticamente a la etapa de REUNIÓN AGENDADA.

En los casos de clientes que son empresas pequeñas, como la que mencionamos anteriormente de 10 empleados, se les enviará un recordatorio por mail para que te manden la documentación necesaria y así tu estudio contable pueda hacer la presentación en tiempo y forma, evitando retrasos y posibles multas hacia el cliente.

Pero si el CRM detecta que estos clientes no abren el correo, les generará de manera automática una tarea al comercial para que lo contacte de manera telefónica.

Por otro lado, recuerda que a tus clientes que son empresas con más de 50 empleados, tienes que mantenerlos al tanto de las nuevas actualizaciones de documentación, regulaciones según el segmento al que pertenezcan, entre otros. 

De esta manera, si se lanza una nueva ley para este tipo de sector al que la empresa pertenece, se le enviará de manera automática un correo con la información.

Diseñar este tipo de estrategias ayudará a tu estudio contable a ofrecer un mejor servicio y a construir relaciones a largo plazo.

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Las empresas que ofrecen servicios de consultoría saben que uno de sus objetivos principales consiste en crear relaciones sólidas con clientes, logrando generar pura confianza entre ambas partes.

Además, tienes que tener en cuenta que, en este sector, tus contactos y clientes no están al tanto ni de los conceptos técnicos, ni de leyes y es por eso que es sumamente importante que tu empresa informe a tus interesados, no solo para transmitirles confianza y cercanía en las distintas partes del proceso, sino también para generar una mejor experiencia de atención y así lograr un mayor posicionamiento en el mercado.

¿Cómo comunicarte con tu base de contactos y clientes?

Hoy en día, enviar correos electrónicos sigue siendo una de las estrategias de comunicación que más tasa de apertura y respuesta tienen. 

Es por eso que comunicarse con tu base de datos a través de estos mensajes de mail es una de las mejores formas de hacer un seguimiento personalizado, en el cual se eduque al lead con información relevante sobre los procesos que se siguen en tu empresa y los servicios que ofreces, para así ir nutriendo a tus contactos y lograr en un futuro convertirlos en nuevos clientes.

Lo importante del envío de estos mensajes es que estén redactados de una manera que tanto un experto como una persona que no sabe del tema los pueda comprender y que incluyan información útil y relevante, como por ejemplo los pasos a seguir a la hora de presentarse en un juicio, resolver consultas generales de documentación, entre otros.

El tener una estrategia bien definida del envío de correos, evitará que satures a tu base de datos con correos continuos e irrelevantes, logrando generar un vínculo personalizado y sostenible en el tiempo.

¿Cómo los correos electrónicos ayudan a nutrir a los contactos durante su proceso de negociación?

Toda empresa tiene que tener diseñado su proceso de Lead Nurturing. Esta estrategia se basa en educar y guiar a los contactos durante todo su proceso de decisión de compra.

En el caso de tu empresa que ofrece servicios de consultoría legal, la toma de decisión no se hace de un día para otro y por eso requiere que el proceso de seguimiento sea aún más largo y personalizado que en otro tipo de empresas.

Lo primero que tienes que hacer para diseñar una campaña de nutrición de leads es segmentar a los contactos, para que:

• Se les envíe mails con información relevante al servicio legal por el cual se hayan interesado
• O al problema jurídico al que se estén enfrentando.

A medida que vayas compartiéndoles, a través de los correos electrónicos, guías, casos de éxito y artículos vinculados a sus intereses, irás aumentando la confianza que tienen tus leads hacia tu consultora.

Si tu campaña de comunicación y nutrición fue exitosa, toda la información que los leads hayan recibido los ayudará a avanzar en el proceso de decisión para finalmente convertirlos en clientes.

¿Cómo diseñar un proceso, efectivo y automático, de nutrición y seguimiento de contactos?

Tal como mencionamos en uno de los post anteriores, un CRM como Clientify es una herramienta indispensable para cualquier consultora jurídica.

Al tener unificada en esta plataforma toda la información, las interacciones, las comunicaciones, entre otros, de los contactos y clientes, vas a poder segmentar más fácilmente a tu base de datos en base a distintas condiciones.

Por otro lado, en Clientify vas a ir creando las plantillas de correo electrónico con la información que quieras enviar.

Estas plantillas las vas a generar de manera completamente personalizada, editando el diseño de cada una de ellas para que mantengan tu imagen de marca, agregándoles botones de llamado a la acción e incluyendo contenido que llame la atención de tus contactos para que finalmente los empuje a realizar esa acción que solicitabas. 

Aquí tienes un vídeo que te explica como generar plantillas de email para Nurturing de forma sencilla.

Una vez que tengas tus plantillas de correo creadas, llegó el momento de diseñar tu flujo de comunicaciones automático.

El envío de estos correos automáticos se activará cuando un contacto ingrese a un segmento que hayas creado previamente y de esta manera, se les irá enviando según el tiempo que hayas definido, cada uno de los correos que tengan vinculación con el segmento al cual el contacto pertenece. 

Ejemplos de Emails automáticos

Si la persona interesada te contactó previamente porque estaba averiguando sobre servicios de cuota alimentaria, este contacto ingresará automáticamente al segmento que hayas definido.

Al estar dentro de ese segmento se le empezarán a enviar de manera automática cada 20 días correos que le informen sobre los costos de los servicios que ofreces vinculados a esa problemática, ejemplos de todos los casos similares que tu consultora pudo solucionar, entre otros.

Un ejemplo más es que el contacto interesado se encuentre dentro del proceso de negociación, también se le podrá hacer un seguimiento personalizado y automático.

En el caso que haya tenido una reunión con tu equipo legal donde se le explicó cómo es el proceso judicial en caso de cuota alimenticia, se lo derivará a la etapa de SEGUIMIENTO POST REUNIÓN.

Al pasar a esa fase, el contacto recibirá un correo automático a los 7 días de la reunión y si este correo no fue abierto, se le va a crear una tarea automática al comercial para que lo llame e indague sobre cuál es su posición luego de la reunión y si sigue interesado en contratar tus servicios legales.

Recuerda que los correos electrónicos hoy en día no se utilizan únicamente para comunicar, sino para educar, crear relaciones y fortalecer la confianza de aquellos que ya te eligieron.

Si quieres probar esta estrategia de comunicación, aprovecha para ponerla en marcha durante los 14 días de prueba que ofrece Clientify.

Las empresas que ofrecen servicios legales, saben que la comunicación, la transparencia y la personalización son los factores que más influyen a la hora de generar y mantener una relación con sus clientes.

Ser claros con las novedades y los pasos a seguir que tienen que comunicar a sus clientes es sumamente importante y por eso, contar con un CRM que ordene toda la información es lo que los ayudará a brindar un mejor servicio y así generar una mayor satisfacción en las personas que los contratan.

¿Qué ventajas ofrece un CRM a un estudio jurídico?

Un CRM como Clientify va a centralizar toda la información que hayas obtenido de los contactos interesados, a través de:

-Métodos de captación que tengas en tu sitio web o redes sociales (como formularios, chatbots, landings, entre otros) 

-De las interacciones que se hayan generado entre el contacto y tu equipo de trabajo.

En la ficha del contacto va a quedar registrada, a través de campos, etiquetas, notas, mensajes, etc, toda la información relacionada con datos personales del cliente, con detalles del caso a tratar y las comunicaciones que haya tenido tu empresa desde el inicio del caso hasta la resolución de éste.

Aquí puedes ver como se crea una ficha para gestionar un contacto en un CRM

Al tener toda la información unificada en esta única herramienta, cada sector de la empresa va a poder acceder fácilmente a ella para así comunicarse de una manera personalizada y profesional con el cliente, evitando confusiones que se pudiesen generar si se tuviese todo registrado y plasmado en una simple hoja de cálculo.

Por ejemplo, al poder acceder al detalle del presupuesto que le envió al contacto, el abogado encargado del caso, el área de facturación va a poder reclamar el pago al cliente de una manera correcta y profesional sin generar confusiones entre las distintas tasas.

Por otro lado, tu empresa va a generar en el CRM los distintos embudos o procesos legales que ofrecen y, a cada uno de éstos, les vas a definir las diferentes etapas por las que va a pasar el expediente de cada uno de tus clientes.

De esta manera, en Clientify se dejará reflejado a través de oportunidades que servicio legal contrató el cliente y en qué etapa de resolución se encuentra su caso.  

En este vídeo ves como se gestionan estos casos.

La importancia de personalizar y automatizar las comunicaciones del estudio legal

Contratar a un abogado en general no es por una buena causa y en muchas ocasiones el cliente atraviesa situaciones de enojo y estrés. 

Por eso, es sumamente importante que el abogado encargado del caso este en contacto continuamente con su cliente enviándole: 

• Noticias que lo puedan ayudar en su situación
• Novedades y actualizaciones de su expediente
• Notificaciones de presentación de documentos
• Indicaciones con pasos a seguir, entre otros.

Como es muy común que los abogados estén con varios expedientes a la vez, Clientify les va a permitir generarse actividades de recordatorio y seguimiento para no olvidarse de ningún cliente, dejándolo sin estar al tanto del paso a paso de su caso.

Lo importante de estas actividades es que van a ayudar a ordenar a los miembros de tu equipo en las tareas diarias que tengan que hacer.

Lo bueno de Clientify es que estas tareas no solo se van a poder generar de manera manual, sino que el CRM permitirá asignarlas de manera automática.

Vamos con varios ejemplos:

El área administrativa de tu agencia es la que controla que todos los documentos del expediente estén actualizados. Si en algún caso, encuentran que alguno de los archivos está vencido, van a derivar la oportunidad del cliente a la etapa de SOLICITAR DOCUMENTACIÓN y automáticamente se le generará una tarea al abogado encargado del caso para que llame al cliente y le pida la información faltante.

Otra de las acciones y comunicaciones automáticas que vas a realizar con Clientify va a ser en relación a generar el primer contacto con el interesado.

En el caso que hayas recibido, a través de tu formulario web, los datos de una persona interesada en ASESORÍA DE DIVORCIO, a este contacto automáticamente se le asignará una etiqueta con el servicio el cual está interesado en contratar y se le va a derivar de manera automática al abogado especialista en este tema. 

Además, se le va a enviar automáticamente un WhatsApp por parte del abogado para presentarse y darle la opción de agendar una reunión directamente para conocerse.

Por otro lado, cuando a la persona le asignen la fecha del juicio, la oportunidad con el expediente del cliente la pasarás a la etapa de INICIO DE JUICIO, y de esta manera se le enviará automáticamente un correo electrónico con la información sobre el lugar, el día y la hora en la que tendrá que presentarse.

Toda empresa de servicio jurídico tiene que contar con un CRM para poder gestionar su base de clientes de manera eficiente y así comunicarse de manera personalizada y automatizada con cada uno de ellos.

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