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Es una pregunta que vale para cualquier empresa o sector, especialmente en el B2B.

Pero en el caso de las Agencias de Marketing y Publicidad es un poco más “delicado”.

Este es un sector de Alta Competencia, es verdad que hay muchos clientes por ahí pero la atomización del sector donde compiten agencias (y profesionales independientes) de todos los tamaños ha creado un escenario muy poblado. 

Y más con la alta especialización que está disponible, y accesible, en todo el mundo.

En otras épocas las agencias concentraban todas las especialidades, ahora esas especialidades las puede contratar un cliente por separado a menor precio y, probablemente con mayor eficacia. 

Y esto por mencionar alguno de los retos, aunque hay uno en concreto que seguro que llama tu atención: Generar nuevos Leads/Clientes. 

Hay que salir a pescar

Ya no basta con recomendaciones o reseñas, tienes que salir a buscar a tus propios clientes, y de nuevo, no es fácil en un negocio B2B. 

Vamos a ayudarte y de paso enseñarte como puedes ofrecerlo a tus clientes. 

Existen varias herramientas para buscar contactos, ojo, “contactos fríos”, no te conocen y no saben que te necesitan pero tienes a tu alcance la posibilidad de llegar a ellos. 

Aquí, ahora, vas a aprender sobre una de las mejores para prospectar leads: FindThatlead.

Encuentra prospectos y dirige acciones hacia ellos

Tu Agencia está especializada o tiene varios clientes en el ámbito financiero, por ejemplo. No es un sector pequeño pero tampoco muy grande. 

Hay cierta concentración de empresas pero muchas otras son de un tamaño de entre 10 y 50 empleados y normalmente no tienen un departamento de marketing, parece un buen sitio donde empezar. 

Puedes lanzarte a Google y empezar a buscar y sacar uno a uno nombres de empresas y emails de info o contacto, pero ya sabes donde van a ir a parar esos emails. 

En Linkedin hay una gran cantidad de contactos pero no encontrarás su emails y también sabemos que es un canal que comienza a estar saturado. 

Prueba FindThalead, se ocupa de hacer el trabajo por ti y con una búsqueda tan sencilla como esta mira cuantos contactos encuentra. 

Exportas los resultados y ¡haaaaaaaaaaaala chaval! 

Nombre completo, cargo, web, email, teléfono de la sede, perfiles sociales y, por un poco más, consulta los precios, teléfono móvil si el sistema es capaz de extraerlo. 

Aquí tienes una vista rápida antes de la exportación, (nota: es el jefe de todo esto). 

Ya tengo los contactos ¿ahora qué? 

La primera parte ya la has conseguido, ahora toca la de ponerse en contacto con ellos. 

Puedes extraer un csv con los resultados pero te recomendamos que utilices el “Sender” que te ofrece FindThatLead, ahora verás por qué. 

Por un lado te has generado una Lista con los contactos que has encontrado. 

En estas listas puedes incluir lo que quieras, no es necesario que hagas una lista por cada búsqueda, suma contactos según veas que los emails que vas a enviarles valen para todos y prepárate para tu primera secuencia. 

Se trata de que prepares una cadena de emails automática para que el receptor los abra e interactúe con tu propuesta. 

Puede ser que quieras que acceda a tu web para conocerte mejor, o que agende contigo si tienen alguna necesidad de publicidad o marketing. 

Da igual, el caso es que puedes crear una secuencia de mails que se irán enviando hasta que él o ella interactúe contigo. 

Aquí ves la creación de uno de los mails de la secuencia. A la izquierda defines los pasos y a la derecha el mensaje, aquí tienes unas cuantas claves para crear mensajes vendedores.  

Y atención porque tienes más opciones que la generación de lista de prospectos: 

También puedes cargar un CSV con email

Conectarte a un CRM como Clientify (ya estamos integrados) y traerte los contactos de allí. 

Seleccionas los contactos a los que enviar los mensajes y luego programas la secuencia de envíos.

Te aseguras de que tu cuenta de correo esté bien conectada y… 

¡ENVIA!

Gestiona los contactos eficientemente

Enhorabuena, has puesto en marcha tu primera campaña de generación de leads para ti, y en breve, seguro que para tus clientes. 

Ahora tienes que gestionar bien lo que pase y para eso te recomendamos que lo controles todo desde un CRM como Clientify.

Si has incluido un enlace de Agenda aquí sabrás cómo gestionar el No-Show (Enlace con artículo de No Show.

Si envías una landing espero que hayas incluido un gran formulario para captar datos de contacto relevantes. 

Y si solo has querido generar tráfico hacia tu web asegúrate de trackear bien las procedencias. En el futuro será un valor increíble. 

Conviértete en una Agencia Lead Generation

Esto que te hemos contado para tu solaz esparcimiento es algo que puede hacer extensible a tus clientes. 

Convertirte en un agente que prospecto por ellos y lleve a cabo campañas de consecución de reuniones y sea capaz de encontrar lead de valor que estén o no en el momento de compra es una actividad que puedes incorporar a tu cartera. 

Más de 400 agencias de Publicidad y Marketing ya trabajan con nosotros beneficiándose de una cuenta gratis para ellos y utilizando Clientify para sus clientes. 

En nuestro Programa de Partners tienes más información. 

¿Cansado o cansada de oír eso de que el orden está reñido con la creatividad? 

¿Qué ocurre? ¿Que un creativo no puede querer tener ordenada su mesa, y no digamos su negocio, para que sea más efectivo? 

Vamos a ponernos en Modo Madre On y colocar algunas ideas en su sitio. 

Si quieres escalar sin aumentar los costes, y da igual el tipo de negocio que seas, tienes que digitalizar, automatizar y centralizar. Y pon estás ideas en el orden que quieras. 

Un equipo de marketing / creativo presencial o remoto debe ir alineado no solo con las ideas y retos que el cliente propone si no en actividad comercial, planificación de proyectos, calendario y delivery. 

A más programación menos despistes, y menos despistes, en una agencia significa más eficiencia luego menos costes (horas extras por deadlines superados, por ejemplo). 

Que todos nos hemos quemado alguna vez hasta las 2 de la mañana entregando un arte o un copy pero luego a las 9 había que estar en perfecto estado de revista de nuevo. 

En qué te ayuda exactamente un CRM 

En muchas áreas pero vamos a acotar las que sabemos que más duelen en una agencia. 

• Control de trabajos
• Control de actividades
• Comunicaciones con el cliente

Muchos o poco clientes, muchos o pocos trabajos

¿Sabes que los bufetes de abogados cobran hasta por cada hoja que gastan en la fotocopiadora? Según Hollywood, claro, pero no nos extraña. 

El control del gasto es vital pero en una agencia más que ese control exhaustivo de gasto el que interesa es el de qué actividades, trabajos y horas se han desempeñado para una campaña / cliente

¿Cómo ayudamos desde Clientify a llevar un control preciso? Con las Oportunidades. 

Ya te las explicamos un post anterior pero ahora las relacionamos con la actividades

Se llaman así porque en los CRM se crearon como unidades de producto o servicio que se venden a un usuario pero en la práctica sirven para cualquier trabajo que hagas para un cliente. 

Mira esta imagen

Cada columna es un estado de un trabajo.

Es este caso es lo que llamamos un “Flujo de trabajo”, es decir los estados en los que un determinado servicio está ofrecido a un cliente o varios.

Las fases van desde “Cliente interesado” en el informe SEO, si se le ha enviado el presupuesto, si está aprobado y si está realizado y cobrado.

Cada “item” o tarjeta lleva el responsable del trabajo, el cliente que es, el importe y fechas de deadline. Si abres cada tarjeta puedes controlar cada trabajo en concreto y asignar actividades a tu equipo, seguimiento, etc.

De un solo vistazo tienes controlado como va la asignación de trabajos, los ingresos y moverlos a voluntad simplemente arrastrando tarjetas.

Y eso es para un “Flujo” de un trabajo, puedes hacerlo también para un cliente.

Defines al cliente como Flujo y en cada etapa de trabajos, pendientes, en curso, en revisión y por hacer, por ejemplo, vas ordenando trabajos. 

Y no solo ordenas, también, al incluirles un precio o cotización sabes como va tu facturación. 

Control de Actividades

En una Agencia pequeña, todos en una misma sala, con dos gritos bien pegados se informa a todo el mundo de lo que se hace pero en cuanto pasas de los 5 o 6 colaboradores… o gestionas equipos en remoto el tema se complica. 

Hay que hacer llamadas, arrancar trabajos, preparar presentaciones, las deliciosas reuniones… 

Y todo tiene que estar relacionado, tanto las actividades que definas cómo con qué cliente (para que queden guardadas en su ficha) cómo por quién tienen que llevarse a cabo para que las tenga en su versión personal del CRM) . 

Aquí tienes un ejemplo 

Puedes crear tantas Actividades como quieras asignadas a cuantos colaboradores tengas y en su panel del CRM encontrarán : 

De esa forma se reparte el trabajo tanto de manera personal como por equipo. 

Se lleva un registro exacto de las actividades y en tu panel de acceso al CRM siempre aparecen las actividades por hacer. 

Comunicaciones con el cliente

Con tu cliente te vas a relacionar por 3 canales: Teléfono, Email y WhatsApp.

¿Te va a extrañar mucho que te digamos que te ayudamos con esto?

Porque el tema no es poder comunicarse si no guardar registro de todo lo hablado. 

Luego vienen las dudas y los dimes y diretes, pero si tienes guardado todo no solo trabajas más ordenado si no más tranquilo. 

Telefonía IP

Disponemos de integración con casi una decena de operadores de Telefonía IP. 

Puedes llamar desde el mismo CRM con un simple equipo de videoconferencia a móviles y fijos, y las llamadas quedan registradas en la ficha del cliente y a las que puedes añadir todas las notas que quieras.

Igual te suena como demasiada complicación pero piensa en qué ocurre si un colaborador tuyo se marcha de la empresa o entra en baja laboral.

Cualquier persona del equipo puede acceder a la ficha y estar al tanto de lo hablado, encargado y pactado de tal forma que el trabajo (y la facturación) no se detienen, 

Comunicaciones con el cliente por Email

Todos tenemos nuestra bandeja de correo así que somos autónomos pero cuando hablamos de correos profesionales y de trabajos concretos lo mejor es que queden asociados a al contacto y puedan ser consultados desde un CRM. 

Y ojo que no estamos hablando de todo lo que se puede hacer de email Marketing. Nos referimos a enviar un mail puntual a un contacto. 

Si has conectado tu cuenta de correo (servidor, etc.) a Clientify puedes enviarlo desde la misma ficha de contacto. 

Ahora vamos con el tema de WhastApp, (somos Meta Business partners, por cierto), pero baste esa imagen para que veas que desde la misma ficha de contacto se pueden enviar. 

Quedan registrados todos los correos disponibles para el equipo, el gestor comercial y todo aquel que tenga autorización. 

Y ahora a por el WhatsApp

Si, estamos contigo en que es lo peor/mejor del mundo corporativo occidental pero hay que aceptar que llegó para quedarse y no se concibe el ritmo empresarial actual sin él 

El problema para las empresas y sus gestores es que o bien los mensajes se emiten y reciben desde una terminal personal o bien en un número de empresa atado a un  dispositivo móvil o un WhastApp Web donde el registro queda está en el navegador, pero nada más.

Lo que nos hace distintos a otros CRM es que integramos WhatsApp como un canal de comunicación más y además del registro y tratamiento de todas las conversaciones le puedes añadir Chatbots, automatizaciones, etiquetado de contactos, registro de todas las conversaciones, atención multiequipo… 

Vamos, una pasada. 

Todo se concentra en el Inbox, donde, además, puedes sumar mensajería social, y desde ahí tu y tu equipo controláis todas las conversaciones

Este es el Inbox y el canal de WhatsApp, recuerda que puedes conectar redes Sociales y Live Chat para atenderlos desde el mismo punto y por todo tu equipo. 

• La ventaja de utilizarlo desde aquí es, como ya te hemos dicho, que todas las conversaciones quedan registradas.
• Puedes incluir chatbots (próximamente con IA).
• Al tener una vista el contacto puedes etiquetarlo, agregarlo a automatizaciones, consultar y generar actividades a tu equipo.
• Varias personas pueden atenderlo a la vez por lo que nunca queda nadie sin contestar. 

Como poco. 

Pero igual te animamos a que lo descubras tú mismo. 

¿Tienes una agencia de marketing y publicidad y quieres escalar pero manteniendo los costes controlados? 

Además del resto de cosas que seguro que estás haciendo fenomenal contempla un CRM como Clientify para que te eche una mano. 

Más de 400 empresas como tu ya son partners nuestros y las mismas ventajas que aplica a su empresa también las aplican para dar servicio a sus clientes. 

A-PRO-VE-CHA-TE

Es uno de los trabajos que más quieren/odian los profesionales del marketing y la comunicación digital.

Te habrá pasado: “¿Me podéis llevar las redes sociales?”… cri, cri, cri. 

A priori parece sencillo porque desde crear un perfil a publicar los primeros mensajes no pasa mucho tiempo y todos son followers nuevos (los amigos y familiares), a partir de ahí intenta escalar por tu cuenta, ya sabes de qué estamos hablando.

Se estima que alrededor del 90% de las agencias de publicidad y marketing ofrecen servicios de gestión de redes sociales a sus clientes.

Esta tarea se ha convertido en una parte fundamental de los servicios que brindan así que toca ser competitivo como agencia también en esta disciplina

Pero vayamos por partes. 

El primer dolor: ¿Cómo centralizo todo esto? 

Hay que organizarse y lo primero es hacerse la pregunta de cómo y desde donde vas a publicar. 

Cada red social tiene su propia interfaz y limitaciones que muchas herramientas de publicación solventan (por ejemplo, programar publicaciones). 

Si tienes varios clientes es un lío de cuentas y accesos por lo que necesitas una herramienta que centralice todo. 

Si, aquí la tienes. Al fin y al cabo este texto es autopromo, pero de la buena, de la que aporta soluciones. 

Nuestra herramienta interna de “Social” powered by Metricool es perfecta. Lo tuvimos claro hace mucho tiempo ya que al sumarla al CRM siempre está en la última actualización, te beneficias de una de las TOP 3 app de gestión de redes y, lo mejor, más barata que si la adquieres por tu cuenta. 

Tiene más canales de publicación que redes tu cliente, no te los acabas ni en 6 meses. E incluso puedes agregar Google y Facebook Ads para controlar las campañas. 

Y más tarde te hablaremos del reporting automatizado. 

El segundo dolor: ¿Y cómo atiendo todos los canales? 

Si solo manejas una cuenta puede ser una tarea llevadera pero si te ocupas de varias necesitas, de nuevo, una herramienta que centralice las comunicaciones. 

Y lamentamos decirte que ahora se complica más porque es muy seguro que tu(s) cliente(s) te digan: “Hey, llévame también el WhatsApp Business, que quiero tener un chat en la web”.

Recapitulemos: 

Emites con una herramienta centralizada pero recibes mensajes en cada dispositivo. Una locura. 

Ahora necesitas una bandeja de entrada que centralice las principales redes sociales y, además, incorpore las comunicaciones abiertas como Leads al CRM: 

Existe, y se llama INBOX. 

Imagen de una conversación por WhatsApp, como verás no tiene nada que ver con WhatsApp Web, esto es OTRA COSA. 

Desde el Inbox de Clientify puedes controlar las comunicaciones simultáneas desde WhatsApp, Facebook, Instagram, Livechat, y próximamente LinkedIn y SMS.

Una única bandeja para atender mensajes que te envíen desde WhatsApp en el teléfono o un widget en tu página web, todos los que escriban por Facebook e Instagram… atendidos por una o varias personas de tu equipo.

O incluso el propio cliente ya que puede tener un usuario en Clientify para que consulte cómo va o entre en la conversación. 

Y ahora doble carambola

Porque no se trata solo de atender, aquí hemos venido a vender (tu). 

Una vez que has recibido una comunicación en el Inbox ese contacto pasa a formar parte de tu CRM y desde ahí puedes realizar acciones como agregarle a listas de email marketing (si te ha dejado su email), generar actividades a tus clientes para que le atiendan rápido y convertirle en cliente lo antes posible. 

Un ejemplo: 

Un lead te contacta por Instagram interesado por un artículo. 

Solicitas su teléfono para enviarle un enlace con más información y su email para mandarle un código descuento. 

Le marcas con una etiqueta para que su contacto quede con alguna característica o segmentación que active una automatización, por ejemplo, enviarle cada mes un newsletter sobre el tipo de artículo que ha visto. 

Generas una actividad para que un comercial de tu cliente se ponga en contacto con él y desde ahí generar una oportunidad de venta que quedará grabada en el CRM también.

Y cuando el comercial acceda a la ficha del contacto verá toda la interacción que habéis sostenido y eso le dará un valor añadido a la venta. 

Escala y da servicio de valor a tus clientes

Un problema, como hemos visto al principio, que es hacerse cargo de la gestión de redes sociales no tiene porqué serlo y ya has visto cómo ayudamos a más de 400 agencias de publicidad y marketing a gestionarlos 

Cuando te llegue el encargo, coge aire, respira con tranquilidad y pregúntanos tanto por nuestro apartado de Social como por el Inbox, y a escalar tu agencia y su división de redes sociales sin problema. 

Pdt: Aquí puedes hacer clic en la imagen y profundizar sobre el Inbox (y gratis).

Y aquí conocer un poco más en detalle el área de Social

Te ha pasado: tu cliente no está seguro de que las campañas de email marketing no sean tan efectivas como al principio parece. ¿Es una sensación o se lo dicen los datos? 

Pasa, sabes que pasa, los clientes, e incluso nosotros mismos creemos que determinado tiempo de acciones tienen más impacto del que realmente tienen y en el caso del Email Marketing suele ser tristemente así.

Y preguntas, muchas preguntas:

¿Cómo sabes si las campañas de email se entregan correctamente?

¿Por qué muchos correos no se abren? 

¿Y esa tasa de spam? ¿De donde sale? 

¿Porque ese ratio de apertura parece tan bajo pero me dices que es un éxito? 

Estos son algunos de los retos, o dolores, que como Agencia de Marketing tienes y te vamos a explicar cómo hemos mejorado la calidad de vida (y la cartera) de todos nuestros partners, que vienen a ser Agencias como tu que lo utilizan Clientify para ellos y para dar servicio a sus clientes. 

Email marketing

No vamos a entrar en el contenido, ni el asunto, ni los CTA’s. Como profesional de esto tendrás tus trucos y talentos para saber cómo crear emails vendedores. No obstante aqui tienes unos consejos. 

Y ahora mira este bench del mercado para Agencias de Marketing 

Tasa de entregabilidad:

• 95% a 98%. Esto representa el porcentaje de correos que efectivamente llegan a las bandejas de entrada de los destinatarios.

Tasa de apertura:

• 15% a 25%. Para agencias de marketing y publicidad, esta tasa depende mucho de la calidad de la base de datos y la personalización de los correos. Promociones o contenido muy dirigido tienden a mejorar este porcentaje.

Tasa de respuesta/clics (CTR – Click Through Rate):

• 2% a 4%. Este dato indica la proporción de personas que, después de abrir el correo, hacen clic en alguno de los enlaces.
  
  Si, es el dato que más duele o más preguntas genera, si te dedicas a esto lo sabes muy bien. 

Tasa de rebote (Bounce Rate):

• 1% a 2%. Se refiere a los correos que no pudieron entregarse. Existen dos tipos de rebotes:
  • Soft bounce: cuando el problema es temporal, como una bandeja de entrada llena.
  • Hard bounce: cuando la dirección de correo no es válida. En este caso conviene tomar medidas. 

Tasa de correos marcados como spam:

• 0.01% a 0.5%. Esta métrica es crítica porque una alta tasa de spam puede afectar la reputación del dominio desde el cual se envían los correos.

La arquitectura técnica del servicio de email marketing

Vamos a mirar de frente a lo que casi nadie tiene en cuenta, la arquitectura técnica. 

El mayor problema radica en la entregabilidad y el marcado como spam. Cuando lanzas una campaña a cientos o miles de contactos pasan varias cosas: 

• Algunos de los mails son falsos, o no existen ya. 
• Incluyes enlaces UTM que muchos filtros interpretan como enlaces “malos”. 
• Los servidores y el dominio de envío no están correctamente configurados o no tienen la capacidad de hacer entregas escalonadas. 

Desde que lanzamos hace años nuestra herramienta de Email marketing nos ha obsesionado este punto porque detectamos que nuestro nivel de entregabilidad era bueno… pero podía mejorar. 

No podemos hacer mucho si los emails que has incluido no están verificados (por ahora, en breve vas a alucinar con la herramienta generadora de leads que estamos ultimado) pero si podemos trabajar en todo lo demás, y lo hicimos. 

¿Por qué estamos seguros de lo que decimos? 

Utilizamos un proveedor de infraestructura para email marketing que es de los mejores del mundo, pero no vamos a darte pistas 🙂 

Trabajamos con una red de Ip’s exclusivas para mantener la salud y seguridad de los servidores, monitorizamos constantemente su “salud”. Si la IP no es confiable tus emails no pasarán del primer proxy. 

¿UTM’s que marcan como spam? Solucionado, no hay problema gracias a una estructura de dominios para que no den problemas a los filtros de correo.

Si recibes muchos rebotes (tanto Soft como Hard) es hora de que depures, tranquilo, ya lo hacemos nosotros por ti. Y con los marcajes de spam también. 

Disponemos de una IA que constantemente barre los mensajes enviados desde nuestros servidores para detectar Phishing y otras malas acciones. 

Enviamos al mes más de 1 millón y medio de correos electrónicos,si o si tenemos que ser los mejores. 

“Este es un ejemplo de cómo funciona una de nuestras campañas regulares para un segmento determinado de usuarios. Es un mail informativo que no lleva CTA.

Fíjate en el ratio de entregabilidad, cero spam, y el rebote, que se limpia automáticamente. 

Y aquí tienes en formato embudo, para que veas cómo se visualiza. 

Y ahora la gran duda ¿Cómo controlar quién se convierte en un lead válido o cliente? 

Pues podría ser muy complicado pero para nada, lo hemos hecho muy sencillo. 

Cuando envías campañas desde Clientify cada enlace va trackeado por lo que si un usuario hace click, rellena un formulario y deja sus datos queda registrado con ese origen: el de un email marketing. 

Mira: 

Lo que estás viendo es un funnel, bueno, una serie de funnels definidos para hacer un seguimiento del origen, la acción del usuario y si convierte o no.

Cómo ves hay varios orígenes relativos al correo electrónico porque también puedes diversificar.

En estos ejemplos vés que a través de Email Marketing se han generado X contactos (por ejemplo, a través de un formulario), se han abierto un número de oportunidades que pueden ser compra de productos en un ecommerce, o solicitud de presupuestos o actividades de un comercial. 

Y finalmente ves el número de ventas que cada canal ha generado. 

Di adiós a la incertidumbre. Ten claro lo que está pasando y, si das servicio a tus clientes tenles informados al momento de como van las campañas de email marketing. 

No hay cosa que moleste más que un plantón. 

Y más a la hora de realizar citas con posibles clientes todos nos enfrentamos a cancelaciones, olvidos y el temido “al principio parecía una buena idea”. 

Si te pasa en Tinder… bueno, es lo que hay (mejora tu bio) pero si te ocurre en tu negocio tienes un problema con la tasa de No Show (No presentarse a la reunión = inversión perdida), no llegas a tu objetivo de reuniones, desmotivación… 

Cómo va esto de la Tasa de No Show, ¿Qué ratio es aceptable? 

Lo primero es entender que una Tasa de No Show cero no existe, siempre ocurren imprevistos que hace que un contacto no se presente pero puedes reducirlo MUCHO con la herramienta y las automatizaciones necesarias. 

Para que te hagas una idea esta es una media de Tasa en varios sectores B2B

Sector	Tasa de No Show (%)	Descripción
Tecnología	20% – 35%	Reuniones B2B y demos de productos tecnológicos pueden tener tasas de no-show altas si los leads no están calificados o no ven el valor inmediato.
Consultoría y Servicios Profesionales	10% – 20%	Este sector suele tener un no-show bajo debido al compromiso previo de los clientes y la percepción de alto valor de las reuniones.
Marketing y Publicidad	20% – 40%	Suelen tener tasas de no-show variables, especialmente si los leads son menos calificados o no están bien informados sobre los beneficios.
Servicios Financieros	15% – 25%	Reuniones con asesores financieros tienden a ser más críticas, pero los no-shows pueden ocurrir si el cliente no ve urgencia o si hay una falta de seguimiento.
Manufactura e Industria	15% – 30%	Las reuniones en este sector pueden depender de la necesidad de consultas técnicas o demostraciones de producto; los no-shows pueden ocurrir por falta de preparación.
Salud y Belleza	25% – 35%	Clínicas, spas y salones de belleza tienen tasas de no-show relativamente altas debido a la naturaleza de citas opcionales y no urgentes.
Inmobiliaria	30% – 40%	Las citas para visitas de propiedades pueden tener tasas de no-show altas debido a la falta de compromiso del comprador o inquilino potencial.
Educación y Entrenamiento	15% – 20%	Programas de educación y entrenamiento tienden a tener tasas de no-show más bajas debido al compromiso del usuario y la percepción de valor de la sesión.
Bienes Raíces Comerciales	20% – 35%	Reuniones con agentes de bienes raíces comerciales pueden variar dependiendo de la urgencia y motivación del comprador o arrendador potencial.

¿Imaginabas estos ratios?

Si, créenos, a nosotros nos pasa y por eso hemos diseñado nuestra herramienta de “Reuniones” para mejorar la tasa y la de nuestros clientes porque si lo probamos nosotros y funciona es automáticamente bueno para los usuarios de Clientify. 

Pero ojo, además de las herramientas adecuadas hay más factores a tener en cuenta: 

Por ejemplo, las reuniones programadas en las mañanas tienden a tener una tasa más alta de No Show (19.09% a las 8 a.m.), ya que los prospectos tienden a reorganizar sus prioridades a medida que comienza el día.

Y las reuniones programadas más tarde en la tarde (entre las 2 y las 5 p.m.) tienden a tener tasas de No Show más bajas, con un rango del 14.7% al 15.9%

Aprovecha la herramienta para que solo se pueda programar en las horas que más convengan a tu negocio. 

“El que no aparezca un prospecto a una reunión es un gasto añadido, un parón en el flujo de ventas y una tristeza para el equipo. Teníamos un ratio del 25% y lo hemos bajado a un 6 desde que podemos enviar citas desde el crm y automatizamos recordatorios”

Otro de los factores claves es que los prospectos a los que has contactado estén cualificados o no.

Suena muy paradójico decirlo pero hay muchos usuarios que no tienen claro qué están agendando, han leído algo del producto o se han quedado con alguna de las ventajas y agendan pero según se acerca el momento o no se acuerdan o se bajan del caballo. 

La diferencia entre agendar con leads cualificados reduce hasta en un 20% la tasa de No Show que tengas, pero como es un dato que aporta la competencia no lo vamos a enlazar. Eso sí, nos cuadra. 

Otro ejemplo es que no funcione bien el enviar la cita al calendario del contacto. Si este no lo apunta la cita solo existe para ti y cuando plantee su agenda puede que no estés. 

Asegúrate de que incluyes tu cita en su agenda conectándola con Google Calendar o Outlook. Suena a perogrullada pero pasa más de lo que imaginas. 

Y utiliza ese sistema para incluir información que le recuerde porque vuestra cita va a ser genial. ¡Ah, y el enlace a la videoconferencia!

Recuerda recordárselo, no molestas tanto como a ti te molesta que no aparezcan.

Ya tiene su cita agendada en tu sistema, bien.

Pero hay que recordárselo y para eso tienes que automatizar, es la única manera de que, sin esfuerzo para ti, te asegures de que se presenta. 

Programa una secuencia de mensajes efectiva, tira de WhatsApp

Pueden ser por Email o Whatsapp, o ambos (si te ha dejado el teléfono). Depende del tiempo de antelación. Si es con una semana es bueno que tras el mensaje de cita confirmada interactúes de alguna manera para que “sienta” tu presencia.

Somos la única herramienta con recordatorios por WhatsApp y Meta Business Partner. Ahí lo dejamos para tu consideración…

Ejemplo de una secuencia de recordatorios sencillos, combinando Email y WhatsApp

24 horas antes lo vuelves a recordar por email o Whatsapp esta vez ya automatizado

Y media hora antes le vuelves a escribir por email y/o WhatsApp para calentar motores. 

¿Suena muy pesado? No creas, las bandejas están saturadas y si no ve un mensaje seguro que el del mismo día si, y si le llega por WhatsApp te aseguras de “caer” en el lugar donde más tiempo pasa una persona.

Recuerda que si tiene intención de acudir no le van a molestar, y si no puede se ocupará de reagendar porque seguro que has incluido la opción en tus mensajes ¿eh? ¿EH? 

“Somos Meta Business Partners lo que te aporta un plus de seguridad en la entregabilidad de WhatsApp además de que nuestro Inbox es una herramienta increíble para gestionarlo desde dentro del negocio”

Así es como funciona un ciclo automatizado en Clientify de recordatorios

Recuerda, el segundo nombre de un CRM es “Automatizar”. Así que una vez creada tu agenda de reuniones dedícale tiempo a una cadena de recordatorios eficaz.

De manera automática tu contacto ya recibe cuando cierra la fecha un email con los detalles y el agendamiento automático en su calendario online favorito. 

Ahora toca que le avises antes y te recomendamos que no esperes al último momento porque puede que:

A) no se acuerde de que tenía la reunión y haya planificado otra cosa. Si, pasa mucho.

B) Al no haber construido expectativas en torno a la cita puede que no la valore lo suficiente. 

Avísale con 24 horas de antelación, así ya la tendrá en mente (y no solo en el calendario), recuérdale bien claro el beneficio de reuniros e incluso mándale algo de valor como un buen contenido sobre alguno de sus puntos de dolor para que perciba lo buena gente que eres.

“A diferencia de otras herramientas de Reuniones con Clientify tienes todas las opciones de automatización disponibles con cualquier Plan que elijas. ”

Si necesitas más información aquí tienes una completa guía abierta para todos. 

¿Cómo funciona ‘Reuniones’ en Clientify?

¿Cómo preparo un buen recordatorio(s)?

• No uses textos preformateados, se personal, que no solo se recuerde la cita si no tu estilo al escribirlo.
  
• Utiliza los campos dinámicos para personalizar. Puedes utilizar el nombre de contacto, su empresa, cargo.. así das buena sensación de profundidad en el conocimiento.
  
• Recuerda el objetivo de la reunión. “Te voy a ayudar a implementar el mejor CRM del mercado.” o “Vamos a ver juntos el Plan para la dominación del mundo.”
  
• Si ves que tu tasa de No Show es preocupante añade un botón para coger una cita de nuevo en el recordatorio. Siempre es mejor ofrecer una salida a que no se presenten sin más. 

Un buen sistema reduce el No Show

Cualifica bien los leads, que quede claro en tu propuesta lo que haces y cómo lo haces. 

Tómate tu tiempo en prepararlo, no te conformes con crear una agenda y personalizarla, Invierte tiempo de calidad de crear recordatorios de valor. 

Siempre recuerda porqué su calidad de vida va a mejorar asistiendo a la reunión. 

Interioriza estos consejos, usa una herramienta tan genial como Clientify y baja tu tasa de No Show por debajo de la tuya a las bodas por compromiso a las que te invitan. 

Accede ahora a una prueba gratuita de Clientify de 14 días o sigue formándote en reducir la tasa de No-Show en  reuniones con este Ebook.

Las empresas que ofrecen servicios profesionales saben que conseguir un cliente nuevo es mucho más difícil que retener a uno actual. Además, en este tipo de compañías que ofrecen servicios, que en general se contratan una vez por año o cada 6 meses, la retención del cliente es clave para que la empresa siga facturando.

Mira como estas 3 funcionalidades de Clientify pueden ayudarte a seguir reteniendo y fidelizando a tu base de clientes:

Con Clientify tienes toda tu base de datos centralizada y unificada, es por eso que cada vez que tu empresa interactúe con el cliente puede dejar registrada sus necesidades, dolores, quejas, expectativas, entre otros. 

Al tener toda esta información, desde el CRM puedes segmentar tu base de datos y así entender qué tipo de clientes tienes, por qué necesidades te contratan, cuáles son sus disconformidades con el servicio que ofreces, entre otros.

Esta segmentación no solo te ayuda a crear comunicaciones personalizadas para ofrecer nuevos servicios a clientes actuales, sino también te sirve para recordar a tus clientes que tienen que renovar su presentación anual.

-En el caso que te hayan contratado para hacer su presentación en septiembre 2023, le puedes asignar una etiqueta a tus contactos con “septiembre 2024”. La segmentación te busca todos los contactos que tengan esta etiqueta para que les puedas mandar un mensaje masivo haciéndoles acordar que tienen que hacer la presentación de este año.

-Si tienes clientes que contratan tus servicios todos los años, puedes segmentarlos, para enviarles por mail, un descuento sobre un nuevo servicio que vas a empezar a ofrecer en los próximos meses.

En este caso, al ofrecer servicios profesionales, tienes que estar muy pendiente de lo que el contacto quiere a su hora de decidir para generar una buena experiencia al cliente desde el principio. 

Por eso, desde Clientify, puedes crear y personalizar tu proceso de venta, detallando cada una de las etapas por las que el contacto tiene que pasar, para luego convertirse en cliente. 

Al poder visualizar de forma simple qué leads están en proceso de decisión y la información de sus interacciones, tu equipo comercial no pierde de vista a los contactos y puede enfocarse en personalizar sus comunicaciones y negociación. Lo bueno de Clientify es que le permite a cada uno de los vendedores generar su calendario de reuniones. Este calendario lo define cada comercial determinando qué días y horas quiere tener disponibles para citas con clientes y así, vincularlo a su firma de correo electrónico para que los mismos leads agenden cada vez que tengan dudas o consultas sobre la contratación.

Por otro lado, el comercial se puede asignar tareas de manera manual para que el CRM le recuerde que próximos pasos tiene que dar con cada uno de sus contactos.

Recuerda que generar una satisfacción al cliente desde el principio de su negociación, hace más fácil el proceso de retención de clientes en el futuro. 

Clientify te permite crear un chatbot, desde cero, que sea exclusivo de atención al cliente.

Lo importante de este chatbot es que puedes diseñar las preguntas que quieres hacerle a los clientes para identificar qué clientes son y qué servicios contrataron y una vez que el CRM detecte la respuesta, se le puede brindar opciones personalizadas de atención.

Además, dependiendo la respuesta que dé el cliente, se le puede asignar la conversación al encargado del área con el que quiere hablar o asignar directamente la conversación a su comercial asignado.

Por último, si el cliente te contacta luego del horario laboral o un día de fin de semana, puedes dejar definidas respuestas de atención automática y así brindar una atención 24/7.

Conclusión:

Para seguir fidelizando y reteniendo a tus clientes, todos los equipos de la empresa tienen que trabajar codo a codo, para así entender en que tienen que mejorar, que comunicaciones lanzar y que nuevos servicios desarrollar.

Súmate a nuestra prueba gratis de Clientify y fíjate que fácil es para tu empresa trabajar con un CRM todo en uno que centralice todo tipo de información.

Es muy común que hoy en día, los centros educativos lancen campañas de manera continua para poder seguir captando clientes.

Al contar con un CRM all in one, puedes analizar cómo están funcionando tus campañas, qué cantidad de alumnos conseguiste a través de éstas y puedes ayudarte con la segmentación para crear comunicaciones personalizadas.

Acá tienes un detalle de 7 funcionalidades que tiene Clientify y que pueden ayudarte a gestionar tus campañas:

1) El primer paso que tienes que hacer es integrar tus campañas de redes sociales a Clientify. 

Puedes conectar directamente los anuncios que haces en Google y Facebook Ads o crear landing pages y vincularlas a las campañas que lances en otras redes sociales. Las landing pages también las puedes crear desde cero en Clientify, diseñándolas al 100% en concordancia a lo que hayas comunicado en tu anuncio.

Al tener todas las campañas vinculadas a tu CRM, las personas del equipo de marketing que tu elijas, pueden tener acceso a modificarlas y analizarlas cuando sea necesario, evitando que pierdan tiempo en buscar la información en distintas herramientas y luego tengan que pasarla a otros softwares para poder medirla.

2) Al momento que la persona ingrese a tu campaña y se registre en tus landings o formularios, sus datos se traspasan automáticamente a Clientify generando un contacto nuevo en el CRM.

De esta manera, puedes detectar fácilmente por qué canal y campaña llegó ese lead, logrando darte una visión de qué tipo de contacto puede llegar a ser y en qué cursos está interesado.

3) Una vez que el contacto se generó en el CRM, vas a poder empezar a hacerle un seguimiento.
En la ficha del contacto, el equipo comercial va a dejar registrada cada interacción que tengan con el contacto, por llamadas, reuniones, envió de presupuestos, mensajes de WhatsApp, reflejando con campos, etiquetas, oportunidades y notas sus gustos, preferencias, reclamos, entre otros.

Lo bueno de tener toda la información centralizada en esta única herramienta, es que los vendedores no tienen que ir a buscar los datos de los contactos a un Excel con cientos de columnas y filas, sino que desde Clientify pueden hacer un seguimiento, de sus oportunidades de venta, más ordenado y personalizado.

4) Para ayudar a los comerciales con sus seguimientos y negociaciones, puedes diseñar distintos flujos de acciones automáticas. Lo bueno de éstas es que ayudan al vendedor a estar enfocado en todos sus alumnos potenciales y no dejar escapar ninguno.

Cuando ingresa un contacto nuevo por una landing, a éste se le puede asignar de manera automática una etiqueta vinculada al curso por el cual se registró. De esta manera, el CRM va a asignar el contacto al vendedor especializado en esos cursos y le puede generar una tarea automática para que lo llame y le brinde más información.

En el caso contrario que un contacto haya estado a punto de comprar un curso por tu tienda online, pero a último momento haya dejado el carrito abandonado, se le puede enviar un mail automático con un código promocional para que pueda aprovechar el curso del cual se arrepintió a último momento.

Si el CRM detecta que el potencial alumno abrió el mail, pero no hizo click para visualizar el código, se le puede enviar un mensaje de WhatsApp automático para saber si sigue interesado en anotarse en esa clase.

5) Al tener toda la información de tus alumnos y potenciales clientes unificada, Clientify te permite agrupar tu base de datos por distintos parámetros y filtros.

Con la segmentación de nuestro CRM puedes dividir a tus contactos por información que hayas guardado en sus campos, por categoría de cursos que hayan adquirido, idioma en que hablen, reclamos que hayas reflejado con etiquetas, entre otros.

6) Una vez que tengas segmentada tu base de datos, vas a poder crear y diseñar tus comunicaciones.

Lo importante de éstas es que hagan sentir a tus alumnos como únicos y no como un número más en tu centro estudiantil. Crea campañas de email y WhatsApp en función a sus preferencias, a cursos anteriores, a cómo interactúan con tus redes y tu web. De esta manera no solo los puedes fidelizar, sino que también estás generando una experiencia al cliente única que te ayudará a obtener referidos y la posibilidad de matricular nuevos alumnos.

Con Clientify puedes diseñar y lanzar tus mensajes de email y WhatsApp de manera masiva, al listado de contactos que creas necesario. Una vez enviadas tus campañas, vas a tener un informe para saber qué éxito tuvo ésta, en cuanto a apertura, clicks, desuscripciones, spam, entre otros.

7) Para verificar cada acción que haces, desde Clientify puedes acceder a distintos dashboards.
El dashboard de marketing te ayuda a medir cuántos contactos están entrando por tus distintos canales como formularios, chatbots, popups, landing, etc.

El dashboard de ventas te da un pantallazo de cómo viene trabajando tu equipo comercial, que tareas son las que más realizan, en qué etapa del proceso de compra se logran cerrar o perder más matrículas, entre otros.

Por otro lado, contamos con un dashboard donde puedes ver los costos y la información referida a cada campaña de Facebook y Google Ads, como cantidad de impresiones, cuantas personas se registraron en tu anuncio, costo por click, costo por visita, ROI, y muchos más.

Por último, Clientify es el único CRM en el mundo que cuenta con una integración nativa con Looker Studio.

Esta herramienta gratuita de Google te permite generar informes y gráficos de manera personalizada con toda la información que tengas registrada de tus contactos y oportunidades en el CRM. No te pierdas el Webinar donde explicamos cómo generar los distintos informes.

Al momento de querer lanzar tus campañas, recuerda que lo importante es tener toda tu información centralizada, controlada, accesible y medible.

Regístrate en nuestra prueba gratis de 14 días y así verás que fácil es gestionar tus campañas desde una única herramienta y cuantas más matrículas puedes llegar a conseguir.

La competencia que hay en el mercado, para las startups de tecnología, es muy dura. Al tener tantas posibilidades de elección, tienes que diseñar estrategias de valor para tu público objetivo, sin dejar de lado las tendencias del mercado.

Un CRM como Clientify puede ayudarte en estos 7 métodos para captar leads:

Para empezar a diseñar tus comunicaciones, primero tienes que entender a qué tipo de contacto le quieres hablar, según el software que ofreces y cuáles son tus objetivos de venta. Para eso, puedes definir tu buyer persona con la funcionalidad de Clientify. Con éste, vas a determinar si tus potenciales clientes son B2B o B2C, en que canales puedes encontrarlos, su edad o tamaño de empresa, y muchos otros factores más.

Sigue el paso a paso de este video para poder crear tu propio buyer persona con Clientify.

Una vez que hayas definido tu cliente potencial, tienes que empezar a crear tu estrategia de comunicación y contenido.

Recuerda que tipo de leads quieres conseguir para luego lanzar estrategias de Inbound o Outbound marketing; aunque ten en cuenta que muchas veces, un mix de éstas dos puede ser un gran acierto a la hora de conseguir la mayor cantidad de leads.

Cuando vayas a generar contenido para tus blogs, webinars o anuncios, no te olvides de hablar con el vocabulario que sea más cercano a tu cliente; no quieras comunicar tu propuesta de valor con palabras raras y tecnológicas y recuerda que no todos tus contactos saben tanto sobre softwares como tú.

Si quieres entender un poco más sobre estas estrategias de captación, no te pierdas nuestro post.

Tanto tu sitio web como tus landing pages ocupan un rol importante a la hora de captar clientes.

En el caso que lances un anuncio específico en redes sociales, puedes vincularle a éste una landing page. Esta landing la puedes diseñar desde cero en Clientify para que su comunicación esté 100% ligada a lo que mencionaste en el anuncio. De esta manera, cualquier interesado que haya ingresado por el anuncio, completará sus datos de contacto en la landing, sin tener que pasar tu sitio web, el cual puede generar un rebote del contacto por estar mucho más cargado de información.

Analizar el posicionamiento de tu sitio web (SEO) es sumamente necesario. Para obtener más cantidad de visitantes no alcanza con tener varias páginas donde expliques las distintas funcionalidades que ofreces, o los tipos de softwares que comercializas. Las palabras claves de tus textos, los enlaces que vincules, las imágenes, el diseño, etc te ayudarán a ubicar a tu sitio web en una buena posición en los motores de búsqueda y reducir la tasa de rebote de tus visitantes.

Con nuestro CRM Clientify puedes recibir recomendaciones y consejos para mejorar tu SEO.

A medida que vayas consiguiendo datos de contactos, la información de estas personas va a quedar reflejada en Clientify a través de campos como origen, tamaño de empresa, país, entre otros. Además, dependiendo por qué landing, formulario o que opción hayan completado en el chatbot, se le podrán asignar etiquetas que indiquen en qué funcionalidad de tu software están interesados.

Toda esta información es la que te ayuda a segmentar tu base de contactos para luego diseñar campañas específicas de correo para comunicar novedades, promociones o para nutrir a los contactos interesados, antes o durante el proceso de seguimiento y negociación que tengan con el comercial.

Desde Clientify puedes diseñar desde cero tus campañas de correos electrónicos, detallando qué mensaje quieres enviar. Una vez que tengas definido que quieres comunicar, vas a poder elegir a qué contactos le quieres enviar esta campaña. 

Recuerda que estas campañas no son solo para generar ventas con descuentos a los contactos que ya están avanzados en su proceso de decisión, sino que también te ayudarán a generarle un interés genuino a aquellos contactos que solo te dejaron sus datos o para generarle valor agregado a aquellos que todavía estaban indecisos durante la negociación con tu empresa. 

Por último, Clientify te puede ayudar a medir el ROI de tus campañas y a entender que canal de captación es el que mejor está funcionando por el tipo y la cantidad de contactos que genera.

Analizar estos datos te ayudará a tomar decisiones rápidas y acertadas a la hora de definir tus próximas estrategias.

Conclusión:

Lanzar distintas estrategias de captación e integrarlas a un CRM como Clientify ayudará a tus equipos a optimizar su tiempo de análisis. Diseña tus métodos de obtención de leads y aprende a ponerlos en marcha con la prueba gratis de 14 días.